Planumsätze erfassen

Planumsätze pflegen Sie in qFinix im Bereich Planumsätze. Dort verwalten Sie geplante Einnahmen in einer Liste und legen neue Einträge über einen Form-Drawer an.

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   Planumsätze öffnen

   Wechseln Sie in den Bereich Planumsätze. Die Seite zeigt eine Tabelle mit Suche, Datumsbereich und den vorhandenen geplanten Einnahmen.

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   Neue geplante Einnahme anlegen

   Starten Sie über `Neu` oder das Plus in der Tabelle einen neuen Eintrag.

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   Formular ausfüllen

   Erfassen Sie Art der Einnahme, Datum, Nettobetrag, optional den Umsatzsteuersatz, das Intervall und bei Bedarf einen Kundenbezug.

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   Speichern und im Forecast nutzen

   Nach dem Speichern steht der Eintrag für die weitere Planung und für die kombinierte Sicht im Cashflow zur Verfügung.

Welche Felder der Planumsatz aktuell hat

Im Formular für neue oder bestehende Planumsätze sind aktuell diese Inhalte sichtbar:

• Art der Einnahme als Bezeichnung
• Datum der Einnahme
• Nettobetrag
• Umsatzsteuersatz optional
• Intervall mit einmalig, täglich, monatlich, vierteljährlich oder jährlich
• Kunde optional — auch ein Interessent aus HelloHQ ist wählbar
• Preisänderungen optional, nur bei wiederkehrenden Einnahmen: neuer Nettobetrag ab einem Datum
• Zusätzlich, nicht verrechnen optional, nur bei einmaligen Einnahmen
• Benachrichtigungen optional mit Auslöserlogik

Damit können Sie sowohl einzelne erwartete Einnahmen als auch wiederkehrende Planwerte erfassen.

Wann Sie diese Seite brauchen

Diese Seite ist richtig, wenn Sie

• künftige Einnahmen strukturiert in qFinix abbilden wollen
• Einnahmen in den Forecast übernehmen möchten
• geplante Erlöse später mit der realen Entwicklung zusammendenken wollen

So arbeiten Sie sinnvoll mit Planumsätzen

Planumsätze sind kein Ersatz für echte Ist-Daten, sondern eine ergänzende Planungsschicht. Sie werden besonders dann wertvoll, wenn Sie konsistent mit einem passenden Intervall und einem nachvollziehbaren Datum gepflegt werden.

Wenn Sie für einen Kunden regelmäßige Einnahmen erwarten, ist der Kundenbezug hilfreich. Wenn es eher um interne Umsatzannahmen oder allgemeine Planwerte geht, können Sie den Eintrag auch ohne Kundenzuordnung führen.

Einen wiederkehrenden Betrag ändern

Ein wiederkehrender Planumsatz ist ein Eintrag mit Startdatum, Intervall und optionalem Enddatum — nicht ein Eintrag pro Monat. Der Forecast rechnet die Monate daraus aus, wenn er sie anzeigt. Der Nettobetrag im Formular ist dabei der Preis ab Start.

Steigt der Betrag später — eine Preiserhöhung, eine Vertragsanpassung — tragen Sie das im Abschnitt Preisänderungen des Formulars ein: Neuer Preis ab …, Datum und neuer Nettobetrag. Der bisherige Preis gilt bis zum Tag davor; das zeigt die Zeile als „bis …” gleich mit an. Sie können beliebig viele Stufen anlegen, etwa 6.500 € ab Start, 7.000 € ab September und 7.500 € ab Januar. Es bleibt ein Eintrag, und jeder Monat plant den Betrag, der an seinem Fälligkeitstag gilt. Die Liste zeigt neben dem Betrag ab Start in der Spalte Aktuell den heute gültigen Preis.

Denselben Schritt erledigt die Aktion „Ab Monat ändern” auf der Zeile (Rechtsklick beziehungsweise das Menü auf dem Handy): neuer Nettobetrag plus Stichmonat, und qFinix legt die Preisänderung am Fälligkeitstag dieses Monats an.

Ändern Sie dagegen den Nettobetrag oben im Formular, gilt der neue Wert auch rückwirkend für alle Monate seit Start — und jeder frühere Soll-Ist-Vergleich verschiebt sich. qFinix warnt Sie in diesem Fall vor dem Speichern.

Planwerte nach HelloHQ schreiben

Ist HelloHQ angebunden und in der Verbindung die Option Planwerte nach HelloHQ übertragen eingeschaltet, legt qFinix jeden selbst erfassten Planumsatz als Geplanten Umsatz in HelloHQ an und führt ihn bei jeder Änderung nach — je Preisperiode ein Dokument, spätere Perioden mit dem Zusatz „(ab Datum)” im Namen. Voraussetzung ist ein Kunde, der mit einer HelloHQ-Firma verknüpft ist; fehlt er, steht der Grund im Formular. Planumsätze, die aus HelloHQ-Rechnungen oder -Angeboten stammen, werden nicht zurückgeschrieben. Details in Was mit HelloHQ synchronisiert wird.

Rechnungen und Angebote im Plan

Neben den Einträgen, die Sie selbst anlegen, füllt sich der Plan automatisch aus Ihrem ERP:

• Gestellte Rechnungen werden beim Sync als eigener Planumsatz gespeichert, gebucht auf das Rechnungsdatum — also auf denselben Monat, in dem die Zahlung später als Ist erscheint. Nur so sind Plan und Ist eines Monats vergleichbar. Sie sind damit ganz normale Planwerte, die Sie sehen und auswerten können. Der Planwert bleibt auch nach der Zahlung stehen — er ist das Ziel, an dem der Ist gemessen wird. Nur eine Stornierung oder ein Zurücksetzen in den Entwurf lässt ihn verschwinden.
• Angenommene Angebote teilen Sie im Cashflow über Angebot aufteilen in Raten auf. Jede Rate wird ein Planumsatz mit Angebotsnummer im Titel.

Was passiert, wenn eine Rechnung gestellt wird

Wird gegen ein Angebot abgerechnet, verringert sich die Ratenplanung dieses Angebots um genau den Rechnungsbetrag — nicht um den ganzen Monat. Verrechnet wird von vorne: Die früheste offene Rate wird zuerst aufgezehrt, der Rest bleibt als Plan stehen.

Ein Beispiel: Ein Angebot über 30.000 € ist in drei Raten zu je 10.000 € aufgeteilt. Geht eine Abschlagsrechnung über 12.000 € raus, ist die erste Rate vollständig verrechnet, die zweite noch mit 8.000 € geplant und die dritte unverändert. In Summe bleibt es bei 30.000 €, weil die Rechnung selbst als Planwert dazukommt.

Auch Ihre eigenen Planwerte werden nicht addiert: Eine Rechnung an den Kunden erfüllt den Planwert, sie kommt nicht obendrauf. Sie ersetzt ihn aber auch nicht — der Plan bleibt das, was Sie sich vorgenommen haben. Wer 3.600 € Consulting plant und 4.320 € berechnet, plant weiterhin 3.600 €: nicht 7.920 € und auch nicht 4.320 €. Die 720 € darüber erscheinen in der Cashflow-Übersicht klein und grün hinter dem Planwert und im Zellendialog unter Abgerechnet vs. geplant.

Das ist wichtig, weil ein Plan, der dem Rechnungsbetrag hinterherwandert, jeden überzogenen Monat so aussehen lässt, als wäre er punktgenau geplant gewesen — und weil die Plansumme über ein Jahr dann nur noch steigen kann: Unterberechnung lässt das Ziel stehen, Überberechnung hätte es angehoben.

Wird weniger berechnet als geplant, bleibt das Ziel ebenfalls unverändert stehen, damit ein zu hoch kalkulierter Monat sichtbar bleibt. Nur wo für einen Monat gar nichts geplant ist — etwa bei einem reinen Projektkunden ohne Pauschale — wird die gestellte Rechnung selbst zum Planwert; sonst stünde die Zelle leer.

Einen Planwert von der Verrechnung ausnehmen

Manchmal planen Sie für einen Kunden Geld, das mit dem laufenden Angebot nichts zu tun hat — ein zweites Projekt, eine Schulung, ein Zusatzauftrag. Ohne weiteres Zutun würde die nächste Rechnung auf das Angebot diesen Planwert als erfüllt behandeln und ihn aus dem Plan nehmen.

Dafür gibt es an einmaligen Planumsätzen den Schalter „Zusätzlich, nicht verrechnen” — im Formular und direkt im Zellendialog des Cashflows. Ein so markierter Eintrag

• wird immer mit seinem vollen Betrag geplant,
• ist kein Ziel: weder eine normale Rechnung noch eine Rechnung auf ein Angebot wird dagegen gerechnet,
• fließt nicht in Abgerechnet vs. geplant ein.

Steht in einem Monat nur ein solcher Eintrag und kommt eine Rechnung herein, wird die Rechnung selbst zum Planwert, so als wäre nichts geplant gewesen. Bei wiederkehrenden Einnahmen ist der Schalter bewusst nicht verfügbar: Eine Pauschale ist per Definition das, was abgerechnet wird.

Im Cashflow sehen Sie das pro Zelle: Der Dialog listet Rechnungen, Angebotsraten und wiederkehrende Werte getrennt auf und zeigt bei teilweise abgerechneten Raten, wie viel davon schon fakturiert ist. Eine gestellte Rechnung, die einen Planwert abrechnet, bleibt dort sichtbar und ist als gegen Plan gerechnet markiert — sie zählt nicht in die Zwischensumme, ist aber die einzige Stelle, an der eine noch unbezahlte Rechnung im Dialog auftaucht.

Benachrichtigungen für Planumsätze

Bei Bedarf können Sie Benachrichtigungen aktivieren. Aktuell unterstützt qFinix dabei Auslöser nach

• exaktem Datum
• Tag des Monats
• einer Anzahl von Tagen vor dem Termin

Das ist sinnvoll, wenn Planwerte nicht nur dokumentiert, sondern auch rechtzeitig bearbeitet oder geprüft werden sollen.

Planumsätze in einem Szenario

Unter Szenario legen Sie fest, ob ein Planumsatz immer zählt (Basis) oder nur in einem Szenario, etwa ein möglicher Neukunde im Szenario „Expansion“. Ein Planumsatz in einem Szenario:

• zählt im Forecast nur, wenn Sie das Szenario mit der Basis vergleichen, und zwar mit seinem vollen Betrag,
• wird nicht mit Rechnungen verrechnet, erinnert nicht und geht nicht nach HelloHQ.

Tragen Sie einen Wert in eine Kundenzelle ein, während die Forecast-Tabelle ein Szenario zeigt, entsteht der Planumsatz direkt in diesem Szenario. Übernehmen Sie ihn unter Forecast → Szenarien in die Basis, sobald er real wird. Mehr dazu unter Szenarien und Zeiträume.

Häufige Probleme bei Planumsätzen

Ein geplanter Umsatz taucht im Forecast nicht so auf wie erwartet

Prüfen Sie zuerst Datum, Intervall und den gewählten Zeitraum im Cashflow. Häufig liegt die Abweichung nicht am Eintrag selbst, sondern an der geladenen Forecast-Sicht.

Ein wiederkehrender Planwert wirkt doppelt oder unplausibel

Kontrollieren Sie, ob bereits mehrere ähnliche Einträge mit überschneidenden Intervallen existieren. Gerade bei monatlichen Wiederholungen entstehen Unklarheiten oft durch doppelte Planung statt durch einen Rechenfehler.

Die Tabelle bleibt leer

Wenn die Seite Keine Planumsätze gefunden zeigt, existieren für die aktuelle Filterung noch keine Einträge oder die Suche grenzt die Liste zu stark ein.