Plankosten erfassen

Plankosten verwalten Sie in qFinix im Bereich Plankosten. Die Seite zeigt Ihre geplanten Ausgaben in einer Tabelle und bietet zusätzliche Aktionen für wiederkehrende Planung.

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   Plankosten öffnen

   Wechseln Sie in den Bereich Plankosten. Dort sehen Sie die aktuelle Liste geplanter Ausgaben mit Suche und Datumsbereich.

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   Neue Ausgabe anlegen

   Erstellen Sie über `Neu` oder das Plus in der Tabelle einen neuen Plankosten-Eintrag.

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   Formular ausfüllen

   Erfassen Sie Art der Ausgabe, Startdatum, optional ein Enddatum, Bruttobetrag, Intervall, Währung, Zahlungsart sowie Kategorie und optional Lieferant.

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   Wiederkehrende Planung weiterführen

   Bei bestehenden Einträgen können Sie sie bei Bedarf in die nächste Periode übernehmen.

Welche Eingaben aktuell verfügbar sind

Das Plankosten-Formular bietet derzeit unter anderem diese Felder:

• Art der Ausgabe
• Start der Abbuchung
• Ende der Abbuchung optional
• Bruttobetrag
• Intervall mit täglich, monatlich, vierteljährlich oder jährlich
• Währung
• Zahlungsart
• Kategorie
• Lieferant optional
• Preisänderungen optional: neuer Bruttobetrag ab einem Datum
• Vertrag optional: Mindestlaufzeit, Kündigungsfrist und automatische Verlängerung
• Benachrichtigungen optional mit Auslöserlogik

Damit eignet sich die Seite vor allem für wiederkehrende oder im Voraus bekannte Ausgaben, die später im Forecast und in der Planungslogik sichtbar werden sollen.

Vertragsdaten: Mindestlaufzeit und Kündigungsfrist

Im Abschnitt Vertrag hinterlegen Sie optional:

• Mindestlaufzeit bis – das Ende der festen Laufzeit
• Kündigungsfrist (Tage) – wie lange vor Laufzeitende Sie kündigen müssen
• Verlängert sich um (Monate) – wenn der Vertrag ohne Kündigung automatisch weiterläuft

Unter den Feldern zeigt qFinix sofort, bis wann Sie kündigen müssen. Mit diesen Angaben erscheint der Vertrag rechtzeitig im Widget „Verträge laufen aus” und im Morning Briefing. Mehr dazu unter Verträge und Kündigungsfristen.

Wann Sie diese Seite brauchen

Diese Seite ist der richtige Arbeitsbereich, wenn Sie

• laufende oder erwartete Ausgaben vorab planen wollen
• wiederkehrende Kosten sauber in qFinix pflegen möchten
• später im Cashflow sehen möchten, wie sich diese Planwerte auf die Entwicklung auswirken

Die Aktion “In die nächste Periode übernehmen”

Auf bestehenden Plankosten-Einträgen bietet qFinix eine direkte Aktion, mit der ein Eintrag in die nächste Periode übernommen werden kann. Das ist besonders hilfreich, wenn eine Ausgabe fachlich bestehen bleibt, aber nicht automatisch als unbegrenzte Wiederholung angelegt werden soll.

Liegt die nächste Fälligkeit nach dem Enddatum, bleibt die Position bestehen, aber ohne nächste Fälligkeit. Das Feld Nächste Fälligkeit lässt sich im Formular auch von Hand leeren, über das kleine X im Datumsfeld.

Wenn sich der Betrag ändert

Der Bruttobetrag im Formular ist der Preis ab Start. Steigt die Miete im März oder wird ein Abo teurer, legen Sie dafür keine zweite Position an, sondern eine Preisänderung im gleichnamigen Abschnitt des Formulars: Neuer Preis ab …, Datum und neuer Bruttobetrag. Der bisherige Preis gilt bis zum Tag davor, das zeigt die Zeile als „bis …” mit an. Beliebig viele Stufen sind möglich; es bleibt eine Position mit einer Historie.

Jede Fälligkeit unter Anstehende Zahlungen erwartet den Betrag, der an ihrem Tag gilt, und auch Forecast und Kostenrechnung rechnen monatsgenau mit dem jeweils gültigen Preis. Die Liste zeigt neben dem Betrag ab Start in der Spalte Aktuell den heute gültigen Preis.

Denselben Schritt erledigt die Aktion „Ab Monat ändern” auf der Zeile (Rechtsklick beziehungsweise das Menü auf dem Handy): neuer Bruttobetrag plus Stichmonat. Ändern Sie dagegen den Bruttobetrag oben im Formular, gilt der neue Wert rückwirkend für alle Monate seit Start.

Ist HelloHQ angebunden und in der Verbindung Planwerte nach HelloHQ übertragen eingeschaltet, erscheint jede Position mit einem HelloHQ-Lieferanten dort als Geplante Kosten, je Preisperiode ein Dokument.

Von der Planung zur Zahlung

Aus jeder Plankosten-Position mit Intervall entstehen konkrete Fälligkeitstermine. Diese Termine sehen Sie unter Anstehende Zahlungen als To-do-Liste, abgeglichen mit Bank und Belegen. Wie der Abgleich arbeitet und wie Sie Zuordnungen bestätigen, korrigieren oder zurücknehmen, steht in Anstehende Zahlungen.

Was Plankosten von normalen Ausgaben unterscheidet

Plankosten sind nicht die Rückschau auf bereits verbuchte Bewegungen. Sie sind die vorlaufende Planungsschicht für zukünftige Ausgaben. Dadurch können Sie sie im Forecast mit der realen Entwicklung zusammendenken, ohne die eigentlichen Ist-Daten zu vermischen.

Plankosten in einem Szenario

Im Formular legen Sie unter Szenario fest, ob eine Position immer zählt (Basis) oder nur in einem Szenario, etwa „Neues Büro“ im Szenario „Expansion“. Eine Position in einem Szenario ist ein Was-wäre-wenn:

• Sie zählt im Forecast nur, wenn Sie das Szenario mit der Basis vergleichen.
• Sie erzeugt keine Fälligkeiten, keine Erinnerungen und keine Ausgaben. Nach HelloHQ geht sie auch nicht.
• In der Liste zeigt die Spalte Szenario, wozu sie gehört. Der Filter Szenario blendet Basis oder ein bestimmtes Szenario ein.

Wird die Annahme zum Plan, übernehmen Sie die Position oder das ganze Szenario unter Forecast → Szenarien in die Basis. Mehr dazu unter Szenarien und Zeiträume.

Häufige Probleme bei Plankosten

Eine Plankosten-Position landet in der falschen Zeitlogik

Prüfen Sie zuerst Startdatum, optionales Enddatum und Intervall. Die meisten Planungsfehler entstehen an dieser Stelle, nicht erst im Forecast.

Die gleiche Ausgabe taucht mehrfach auf

Kontrollieren Sie, ob ein bestehender Eintrag bereits in die nächste Periode übernommen wurde oder ob mehrere ähnliche Positionen parallel gepflegt werden.

Die Seite zeigt keine Einträge

Wenn Keine Plankosten gefunden erscheint, liegt das meist an der aktuellen Filterung oder daran, dass für den gewählten Zeitraum noch keine geplanten Ausgaben erfasst wurden.