Was mit HelloHQ synchronisiert wird

Die aktuelle HelloHQ-Oberfläche in qFinix sitzt unter Einstellungen > Verbindungen. Sichtbar ist dort keine frei formulierte Integrationsstory, sondern eine konkrete Verbindungs-Kachel mit Vollsync, Teilsync und HelloHQ-spezifischen Zusatzfeldern.

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HelloHQ-Verbindung öffnen

Wechseln Sie in `Einstellungen > Verbindungen` und öffnen Sie die HelloHQ-Kachel.
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Verbindung konfigurieren

Hinterlegen oder aktualisieren Sie den API-Schlüssel. Für HelloHQ stehen zusätzlich eine Dokumentvorlage für Rechnungen und eine Standard-Zahlungsbedingung bereit.
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Vollsync starten

Nutzen Sie die Sync-Aktion auf der Kachel, wenn Sie den gesamten aktuell verfügbaren HelloHQ-Datenbestand neu abgleichen möchten.
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Einzelne Bereiche gezielt synchronisieren

Klappen Sie `Daten einzeln synchronisieren` auf, wenn nur bestimmte HelloHQ-Bereiche aktualisiert werden sollen.

Business-Funktion

Die HelloHQ-Verbindung ist im aktuellen Produkt ab Business sichtbar. Die Doku beschreibt bewusst nur das, was in dieser Oberfläche heute wirklich vorhanden ist.

Diese Sync-Bereiche sind heute sichtbar

Die App bietet für HelloHQ aktuell diese einzeln auslösbaren Sync-Kategorien an:

Kunden & Interessenten — Firmen mit dem HelloHQ-Typ „Kunde” oder „Interessent”; Interessenten werden als solche gekennzeichnet
Lieferanten
Einnahmen
Ausgaben
Angebote
Leads — offene, gewonnene und verlorene Leads aus dem HelloHQ-CRM für die Pipeline im Cashflow
Produkteinheiten
Dokumentvorlagen
Kontaktpersonen
Zahlungsbedingungen

Damit ist die aktuelle HelloHQ-Anbindung deutlich breiter als ein reiner Rechnungsimport. Sie arbeitet nicht nur mit Dokumenten, sondern auch mit wiederverwendbaren Stammdaten und Vorlagenwerten.

Stammdaten von Kunden und Lieferanten

Aus jeder HelloHQ-Firma übernimmt qFinix die Stammdaten in den Kunden bzw. Lieferanten:

Adresse aus der Standardadresse, sonst aus der ersten hinterlegten Adresse, samt Land, E-Mail und Telefon
USt-IdNr., IBAN, BIC und Website
Debitorennummer als Kundennummer, Kreditorennummer als Lieferantennummer
Zahlungsziel aus der Standard-Zahlungsbedingung der Firma

Diese Felder sind bei verknüpften Kunden und Lieferanten in qFinix gesperrt, weil jeder Sync sie neu schreibt. Pflegen Sie sie in HelloHQ. Steuernummer und den Schalter Privatperson gibt es in HelloHQ nicht, die bleiben in qFinix editierbar.

Bestehende Kunden und Lieferanten bekommen diese Felder beim nächsten Sync, der dafür einmal alle Firmen vollständig liest. Das Zahlungsziel kommt aus den synchronisierten Zahlungsbedingungen. Kennt qFinix eine Zahlungsbedingung noch nicht, bleibt das Zahlungsziel leer, bis die Firma in HelloHQ das nächste Mal geändert wird.

Was Sie auf der HelloHQ-Kachel direkt sehen

In der sichtbaren UI tauchen unter anderem diese Hinweise und Steuerungen auf:

Verbunden oder Nicht verbunden
Letzter Sync mit Datum und Uhrzeit
Hinweis Dokumentvorlage fehlt, falls für HelloHQ noch keine Rechnungsdokumentvorlage gesetzt ist
Bereich Daten einzeln synchronisieren für gezielte Nachzüge
Bearbeiten-, Sync-, Reset- und Trennen-Aktionen

HelloHQ-spezifische Zusatzwerte in qFinix

Beim Bearbeiten der Verbindung nutzt qFinix für HelloHQ zusätzlich zwei konkrete Konfigurationswerte:

Dokumentvorlage für Rechnungen
Standard-Zahlungsbedingung für Rechnungen

Beide Werte werden nicht frei erfunden, sondern aus der HelloHQ-Verbindung selbst geladen. Genau deshalb können sie auch getrennt synchronisiert werden.

Nur sichtbare Produktrealität dokumentieren

Diese Seite macht bewusst keine Aussagen über automatische Zeitpläne, versteckte Rücksyncs oder weitere HelloHQ-Objekte, wenn diese in der aktuellen qFinix-Oberfläche nicht sichtbar und belastbar belegt sind.

Eigene Datenfelder für die Abteilungszuordnung

Neben den Stammdaten liest qFinix die eigenen Datenfelder Ihrer HelloHQ-Kunden mit. Sie werden roh gespeichert und in der Abteilung unter Kunden & Umsatz → Zuordnung einrichten als auswählbare Werte angezeigt. Welches Feld die Abteilung enthält, müssen Sie nirgends konfigurieren – sobald Sie einen Wert anhaken, merkt sich qFinix das zugehörige Feld.

Der reguläre Sync holt nur geänderte Kunden. Haben Sie ein Feld nachträglich bei bestehenden Kunden gepflegt, nutzen Sie im Zuordnungsdialog Aus ERP neu einlesen – damit werden die eigenen Datenfelder einmal vollständig neu gelesen. Neue Rechnungen und Angebote ordnet danach jeder Sync automatisch der passenden Abteilung zu.

Bank schlägt HelloHQ beim Zahlungsstatus

Ob eine Rechnung bezahlt ist, entscheidet in qFinix die zugeordnete Bankbewegung, nicht der Status in HelloHQ. Eine Rechnung, die per Bank-Match als bezahlt gilt, wird durch einen späteren Sync nicht wieder auf offen gesetzt.

Leads und Interessenten

Leads werden bei jedem Sync vollständig gelesen, nicht nur die seit dem letzten Lauf geänderten. Nur so erkennt qFinix, wenn ein Lead in HelloHQ gelöscht wurde; er wird dann in qFinix archiviert. Beim Lead-Sync trägt qFinix außerdem an Angeboten und Rechnungen nach, zu welchem Lead sie gehören, und holt Interessenten-Firmen nach, die noch nicht importiert waren.

Interessenten, die schon vor dieser Funktion in HelloHQ existierten, kommen über den regulären Kunden-Sync erst mit ihrer nächsten Änderung. Wollen Sie alle sofort, setzen Sie den Sync-Stand der Kategorie Kunden & Interessenten über die Reset-Aktion der Kachel zurück und synchronisieren Sie einmal neu.

Planwerte nach HelloHQ schreiben

Der Sync liest aus HelloHQ. In eine Richtung schreibt qFinix auch zurück, wenn Sie es einschalten: In den Verbindungen → HelloHQ → Bearbeiten gibt es die Option Planwerte nach HelloHQ übertragen. Ist sie aktiv,

wird jeder selbst erfasste Planumsatz als Geplanter Umsatz und jede Plankosten-Position als Geplante Kosten in HelloHQ angelegt und bei jeder Änderung oder Löschung nachgeführt,
entsteht je Preisperiode ein Dokument — eine Preiserhöhung ab September ist in HelloHQ ein zweites Dokument „… (ab 01.09.2026)”, dessen Laufzeit dort beginnt, wo die erste endet,
trägt jedes Dokument eine Position mit dem Nettobetrag und dem Steuersatz der Planzeile.

Voraussetzung ist ein Kunde bzw. Lieferant, der mit einer HelloHQ-Firma verknüpft ist; ohne diese Verknüpfung bleibt die Zeile in qFinix und zeigt den Grund im Formular. Nicht übertragen werden Planumsätze, die aus HelloHQ-Rechnungen oder -Angeboten stammen (HelloHQ kennt sie schon), Demo-Daten und tägliche Intervalle, für die HelloHQ kein Gegenstück hat.

Mit Alle Planwerte jetzt übertragen im selben Dialog holen Sie bestehende Planzeilen nach, etwa direkt nach dem Einschalten. Der Vorgang ist wiederholbar: Bereits übertragene Zeilen werden aktualisiert, nicht dupliziert.

Schreibt in Ihr HelloHQ

Die Option ist bewusst standardmäßig aus. Eingeschaltet legt qFinix Dokumente in Ihrem HelloHQ-Konto an und löscht sie wieder, wenn Sie die Planzeile in qFinix löschen.

Häufige Fragen zum HelloHQ-Sync

Warum tauchen auch Lieferanten und Ausgaben auf?

Weil die aktuelle Verbindungsoberfläche diese Bereiche explizit als eigene Sync-Kategorien anbietet. Die HelloHQ-Doku sollte deshalb nicht nur auf Kunden und Ausgangsrechnungen verengt werden.

Warum sind Dokumentvorlagen und Zahlungsbedingungen Teil des Syncs?

Weil qFinix diese Werte direkt in der HelloHQ-Verbindung verwendet. Ohne diese Daten bleibt die Konfiguration unvollständig oder es fehlen auswählbare Werte beim Bearbeiten.

Gibt es einen Unterschied zwischen Vollsync und Teilsync?

Ja. Der Vollsync arbeitet über die gesamte Verbindung. Der Teilsync erlaubt, gezielt einzelne Kategorien wie Kunden, Dokumentvorlagen oder Zahlungsbedingungen neu zu ziehen.

Nächste Schritte