Belege finalisieren und unterschreiben

Im aktuellen Produkt gibt es für Kreditkartenbelege keinen Workflow mit Ausgabenbericht, E-Mail-Anfrage und externem Genehmiger-Link. Sichtbar ist stattdessen ein direkter Signaturdialog im Belegordner: Sie wählen einen Unterzeichner, entscheiden zwischen Nur Beleg und Mit Signatur und finalisieren den Beleg sofort.

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Ordner mit Belegen öffnen

Wechseln Sie in einen Kreditkartenordner und markieren Sie bei Bedarf einzelne oder mehrere geeignete Belege.
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Signaturdialog starten

Nutzen Sie entweder die Sammelaktion `Unterschrift setzen` oder die Aktion direkt am einzelnen Beleg.
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Unterzeichner und Modus wählen

Wählen Sie einen Benutzer aus Ihrem Tenant und entscheiden Sie zwischen `Nur Beleg` und `Mit Signatur`.
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Finalisieren und PDF prüfen

Bei einem signierten Einzelbeleg kann qFinix das unterschriebene PDF direkt öffnen. Bereits unterschriebene Belege lassen sich später erneut anzeigen.

Interner Signaturworkflow

Die aktuelle Signaturfunktion arbeitet mit Benutzern aus Ihrem eigenen Tenant. Sie ist kein externer Freigabeprozess per E-Mail-Link für fremde Genehmiger.

Welche Optionen der Signaturdialog heute bietet

Im Dialog sehen Sie aktuell im Kern:

die Auswahl Unterzeichner
den Modus Nur Beleg oder Mit Signatur
den Hinweis, falls der gewählte Benutzer keine hinterlegte Unterschrift besitzt

Wenn ein Benutzer keine Signatur hinterlegt hat, kann qFinix den Beleg trotzdem als unterschrieben markieren, aber ohne Signaturstempel auf dem PDF.

Einzelbeleg und Sammelaktion

Der aktuelle Produktpfad unterstuetzt beide Arbeitsweisen:

einzelnen Beleg finalisieren
mehrere Belege gesammelt mit einem Unterzeichner versehen

Bei Sammelaktionen wird vor allem der Unterzeichner auf die Auswahl gesetzt. Beim Einzelbeleg kann qFinix je nach Modus direkt das signierte Dokument öffnen.

Was der Modus `Nur Beleg` hier bedeutet

Im Signaturdialog heißt Nur Beleg, dass der Beleg zwar als unterschrieben markiert wird, aber kein Signaturstempel auf das PDF angewendet wird. Mit Signatur versucht dagegen, die hinterlegte Benutzerunterschrift auf dem Dokument zu platzieren.

Bereits unterschriebene Belege wieder aufrufen

In der Ordneransicht erkennen Sie signierte Belege am Status. Über die Aktion am Eintrag können Sie das unterschriebene Dokument später erneut anzeigen lassen.

Unterzeichner zuerst pflegen

Wenn der sichtbare PDF-Stempel für Ihren Prozess wichtig ist, prüfen Sie vorab, ob der ausgewählte Benutzer wirklich eine hinterlegte Signatur besitzt.

Häufige Probleme bei Signaturen

Der Beleg ist als unterschrieben markiert, aber ohne sichtbaren Stempel

Dann hatte der gewählte Benutzer wahrscheinlich keine hinterlegte Signatur. Der aktuelle Produktpfad weist auf diesen Fall explizit hin.

Ich suche eine E-Mail-Anfrage an einen Vorgesetzten

Dieser Workflow ist in der aktuell sichtbaren Kreditkartenoberfläche nicht vorhanden. Dokumentiert wird deshalb nur der reale Signaturdialog im Belegordner.

Ich möchte mehrere Belege auf einmal bearbeiten

Nutzen Sie die Sammelaktion Unterschrift setzen für die Auswahl im Ordner. Das ist der aktuelle Bulk-Pfad.

Ein unterschriebenes PDF soll nochmals angezeigt werden

Öffnen Sie den signierten Beleg erneut über die vorhandene Aktion in der Ordnerliste. Bereits signierte Belege können später wieder abgerufen werden.

Nächste Schritte