Belegvorlagen und OCR einrichten

Belegvorlagen sind im aktuellen Produkt der zentrale Enterprise-Baustein für wiederkehrende Kreditkartenbelege. Sie sorgen dafür, dass qFinix beim Upload eines passenden Dokuments nicht nur einen Treffer erkennt, sondern auch Lieferant, Kategorie und weitere Auto-Fill-Werte direkt vorbelegt.

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Belegvorlagen öffnen

Wechseln Sie in den Bereich `Belegvorlagen`. Dort sehen Sie bestehende Vorlagen und können neue Builder-Einträge anlegen.
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Neue Vorlage anlegen

Starten Sie über `Neue Vorlage` den Builder und geben Sie der Vorlage einen eindeutigen Namen, zum Beispiel für einen festen Händler oder eine Tankstelle. Alternativ öffnen Sie bei einem bereits erfassten Kreditkartenbeleg `Als Vorlage speichern`: Der Builder zeigt dann diesen Beleg an und übernimmt Lieferant, Kategorie und Titel als Vorbelegung.
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OCR-Zuordnung definieren

Legen Sie fest, welche Bereiche des Belegs erkannt werden und welche Werte beim Treffer automatisch gesetzt werden sollen.
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Auto-Fill speichern und testen

Speichern Sie die Vorlage und prüfen Sie sie mit einem passenden Kreditkartenbeleg. qFinix zeigt dann Template-Treffer, Konfidenz und fehlende Felder im Belegdialog an.

Enterprise-Funktion

Der sichtbare Produktpfad für Belegvorlagen ist aktuell ein Enterprise-Feature. Im Business-Tarif können Kreditkartenbelege erfasst werden, die eigentliche Vorlagenverwaltung liegt aber auf einer enterprise-geschützten Route.

Was eine Vorlage heute wirklich steuert

Im Builder und in der Bearbeitung sehen Sie im aktuellen Produkt vor allem drei Bereiche:

die eigentliche OCR-Zuordnung zum Dokument
Konfidenz und Trefferstatistiken
den Bereich Zuordnung (Auto-Fill)

Im Auto-Fill-Teil können Sie insbesondere steuern:

welche Belegart ein Treffer bekommt: Rechnung / Dokument oder Kassenbeleg / Bon, genau wie im Belegformular
welcher Lieferant gesetzt wird
welche Kategorie gesetzt wird
optionale Zusatzwerte wie Titel, Beschreibung, Personen oder Fahrzeug

Vorlage direkt aus einem Kreditkartenbeleg anlegen

Wenn Sie einen Beleg schon einmal erfasst haben, müssen Sie ihn für die Vorlage nicht erneut hochladen. In der Ordneransicht der Kreditkartenbelege finden Sie am Beleg und im Kontextmenü den Punkt Als Vorlage speichern. qFinix kopiert die Originaldatei in den Builder, startet die Texterkennung und öffnet direkt Schritt 2, in dem Sie die Felder auf dem Beleg markieren. Lieferant, Kategorie und Titel des Belegs sind bereits vorbelegt.

Nur wenn der Beleg keine Originaldatei hat, etwa weil er als verloren gemeldet wurde, erscheint stattdessen der kurze Dialog ohne Belegansicht.

Datumsformate ausländischer Belege

Belege aus verschiedenen Ländern schreiben dasselbe Datum unterschiedlich: 12.03.2026 in Deutschland, 03/12/2026 in den USA, 2026-03-12 als ISO. Eindeutige Angaben, etwa 03/25/2026 oder ein ausgeschriebener Monatsname, erkennt qFinix von selbst. Rein numerische Daten, bei denen beide Zahlen kleiner als 13 sind, sind mehrdeutig.

Dafür hat jede Vorlage die Einstellung Datumsformat auf den Belegen:

Automatisch: eindeutige Daten werden erkannt, mehrdeutige gelten als Tag zuerst. Weist der Beleg Dollar- statt Euro-Beträge auf, gilt bei mehrdeutigen Daten Monat zuerst.
Tag.Monat.Jahr: für deutsche und die meisten europäischen Lieferanten.
Monat/Tag/Jahr: für Lieferanten aus den USA.
Jahr-Monat-Tag: für ISO-formatierte Belege.
Monat Tag, Jahr (ausgeschrieben): für Belege wie July 2, 2026; numerische Daten auf solchen Belegen gelten als Monat zuerst.

Sobald Sie im Builder das Feld Belegdatum markiert haben, zeigt die Feldliste an, als welches Datum der markierte Text gelesen wird. So sehen Sie sofort, ob die Einstellung zum Beleg passt.

Nur einen Teil eines Textblocks übernehmen

Die Texterkennung liefert oft eine ganze Zeile als einen Block, etwa Invoice number SUBB3EJD-0001 oder €180.00 due July 2, 2026. In der Feldliste des Builders erscheint ein solcher Block als einzelne Wörter. Klicken Sie die Wörter an, die den Wert bilden, zum Beispiel nur SUBB3EJD-0001. Benachbarte Wörter erweitern die Auswahl, ein Klick in die Auswahl hebt sie auf. Die Auswahl ist wortbasiert gespeichert und funktioniert daher auch, wenn die Rechnungsnummer auf dem nächsten Beleg anders lautet.

Unter jedem Feld zeigt Wird gelesen als, welcher Wert tatsächlich übernommen wird. Beträge werden dabei von Währungszeichen befreit; deutsche (1.234,56) und englische Schreibweise (1,234.56) werden beide richtig gelesen.

Währung erkennen

Das Feld Währung erkennt ISO-Codes (EUR, USD), Symbole (€, $, CA$) und Namen (Euro) und ordnet sie der Währungsliste von qFinix zu. Steht das Zeichen direkt am Betrag, etwa €180.00, wird die Währung auch ohne eigenes Feld aus dem Gesamtbetrag gelesen. Wird gelesen als zeigt dann zum Beispiel EUR (Euro).

Bei einem Treffer in Fremdwährung füllt qFinix Originalbetrag und Originalwährung des Belegs. Der Euro-Betrag bleibt frei, weil er von der Kreditkartenabrechnung kommt. Euro-Belege füllen wie bisher direkt den Betrag.

Was beim OCR-Treffer im Belegdialog passiert

Wenn ein hochgeladener Kreditkartenbeleg zu einer Vorlage passt, zeigt qFinix im Belegdialog einen Treffer mit Template-Name, Konfidenz und gegebenenfalls fehlenden Feldern an. Danach werden passende Werte direkt ins Formular übernommen, solange Sie diese Felder nicht bereits manuell angepasst haben.

Das aktuelle Verhalten ist also kein allgemeines OCR-Postfach, sondern eine gezielte Vorlagenanwendung beim Belegupload.

Belegart in der Vorlage

Im Auto-Fill-Bereich legen Sie pro Vorlage fest, welche Belegart ein Treffer bekommt: Rechnung / Dokument legt die Datei unverändert ab, Kassenbeleg / Bon bettet sie in ein Deckblatt mit allen Angaben ein. Das sind dieselben zwei Optionen wie im Belegformular. Bei „Nicht setzen“ bleibt die Belegart unberührt.

Bei Rechnung / Dokument blendet die Vorlage Beschreibung, bewirtete Personen und Fahrzeug aus, weil das Belegformular diese Angaben nur für Kassenbelege kennt. Lieferant, Kategorie und Standard-Titel gelten für beide Belegarten.

Vorlagen eng schneiden

Vorlagen funktionieren am stabilsten, wenn sie auf wiederkehrende, klar erkennbare Belegtypen zugeschnitten sind. Für sehr unterschiedliche Layouts unter demselben Lieferanten ist oft mehr als eine Vorlage sinnvoller als eine überladene Sammelvorlage.

Häufige Probleme mit Belegvorlagen

Eine Vorlage trifft nicht zuverlässig

Prüfen Sie den Builder und die dort hinterlegte OCR-Zuordnung. Wenn der erkannte Bereich auf dem Beleglayout zu ungenau oder zu breit ist, sinkt die Trefferqualität sichtbar.

Ein Treffer setzt die falsche Kategorie oder den falschen Lieferanten

Dann liegt der Fehler meist in der gespeicherten Zuordnung (Auto-Fill) der Vorlage, nicht im Belegdialog selbst. Passen Sie die Vorlage an und testen Sie anschließend mit einem neuen Beleg.

Ein erkannter Beleg fuellt nicht alle Werte aus

Das ist im aktuellen Produkt normal. qFinix zeigt fehlende Auto-Fill-Felder explizit an. Nicht jeder Treffer fuellt automatisch jedes Detail.

Eine Vorlage soll nur minimal eingreifen

Lassen Sie in der Vorlage nur Lieferant und Kategorie gesetzt und die übrigen Auto-Fill-Felder leer. Leere Felder werden beim Treffer nicht angewendet.

Nächste Schritte