Kunden verwalten
So pflegen Sie Kunden mit Adresse, USt-IdNr., Kontakt- und Bankdaten – mit oder ohne HelloHQ – und arbeiten von der Liste in die Kundendetails weiter.
Kunden verwalten
Im neuen Bereich Stammdaten pflegen Sie unter Kunden alle Debitoren und Ansprechpartner, die in Auswertungen, Einnahmen und Folgeprozessen verwendet werden. Die sichtbare Produktstruktur trennt dabei zwischen der Kundenliste und einer eigenen Detailansicht pro Kunde.
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Kundenliste öffnen
Wechseln Sie in `Stammdaten > Kunden`. Dort sehen Sie die zentrale Tabelle für alle angelegten Kunden.
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Suchen und filtern
Nutzen Sie die Tabellenansicht, um Kunden schneller zu finden und bestehende Einträge zu prüfen.
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Neuen Kunden anlegen oder bestehenden bearbeiten
Arbeiten Sie direkt aus der Liste heraus über die üblichen Create- und Edit-Aktionen.
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In die Detailansicht wechseln
Öffnen Sie bei Bedarf einen Kunden, um von dort aus tiefer in verknüpfte Informationen wie Kundenabonnements weiterzuarbeiten.
Die Stammdaten eines Kunden
Beim Anlegen ist nur der Name Pflicht. Alles andere können Sie sofort oder später ergänzen, in der Liste über das Stift-Symbol oder in der Detailansicht im Tab Stammdaten.
| Bereich | Felder |
|---|---|
| Allgemein | Name, Kundennummer, Schalter Privatperson |
| Adresse | Straße und Hausnummer, Adresszusatz, PLZ, Ort, Land |
| Steuer | USt-IdNr., Steuernummer |
| Kontakt | E-Mail, Telefon, Website |
| Bank & Zahlung | IBAN, BIC, Zahlungsziel in Tagen |
qFinix prüft die IBAN beim Speichern auf ihre Prüfziffer. Die USt-IdNr. muss mit dem Ländercode beginnen, etwa DE123456789 oder ATU12345678. Haben Sie noch kein Land eingetragen, übernimmt qFinix es aus der USt-IdNr.
Land, USt-IdNr. und Privatperson entscheiden über die Umsatzsteuer
qFinix liest aus diesen drei Angaben, wie eine Rechnung an den Kunden besteuert wird:
- Kunde in Deutschland: deutsche Umsatzsteuer.
- Unternehmen im EU-Ausland mit USt-IdNr.: Reverse Charge, die Rechnung trägt keine deutsche Umsatzsteuer, dafür die USt-IdNr. des Kunden.
- Unternehmen außerhalb der EU: keine deutsche Umsatzsteuer, Leistungsort im Ausland.
- Privatperson, egal wo: deutsche Umsatzsteuer. Reverse Charge gibt es nur zwischen Unternehmen.
Ohne Land behandelt qFinix den Kunden als Inlandskunden. Eine zu viel ausgewiesene Steuer lässt sich korrigieren, eine vergessene wird geschuldet.
Was qFinix bei Privatkunden nicht abbildet
Beratungs-, Werbe-, IT- und ähnliche Leistungen an Privatpersonen außerhalb der EU sind in Deutschland nicht steuerbar (§ 3a Abs. 4 UStG). Digitale Leistungen an Privatpersonen in der EU können über OSS mit der Steuer des Kundenlandes laufen. Beides erkennt qFinix nicht automatisch. Weicht eine Rechnung davon ab, zeigt die Einnahmenliste einen Prüfhinweis.
Das Zahlungsziel bestimmt die Fälligkeit auf Rechnungen, die qFinix selbst als PDF erzeugt. Dort steht auch die hinterlegte Adresse des Kunden.
Kunden aus HelloHQ
Ist ein Kunde mit HelloHQ verknüpft, übernimmt der Sync Name, Adresse, USt-IdNr., Kontakt- und Bankdaten, Kundennummer und Zahlungsziel. Diese Felder sind in qFinix gesperrt, weil der nächste Sync sie überschreiben würde. Ändern Sie sie in HelloHQ. Steuernummer und Privatperson kennt HelloHQ nicht, die pflegen Sie in qFinix.
Was die aktuelle Kundenoberfläche abdeckt
Die Route Kunden ist im Produkt ein eigener Stammdatenpfad unter der Gruppe catalog. Sichtbar ist eine Listenansicht mit eigener Detailseite. Kunden sind damit nicht nur ein Hilfsfeld für andere Bereiche, sondern ein eigener Pflegebereich.
Wofür gepflegte Kundenstammdaten wichtig sind
Gut gepflegte Kunden helfen unter anderem dabei,
- Einnahmen sauber zuzuordnen
- kundenspezifische Auswertungen nachvollziehbar zu halten
- Kundenabonnements an den richtigen Datensatz zu hängen
Von der Kundenliste in Folgeprozesse wechseln
Die aktuelle App trennt bewusst zwischen Kunden und Kundenabonnements. In der Kundendetailansicht sehen Sie dennoch die abhängigen Abonnements des gewählten Kunden und können von dort aus weiterarbeiten.
Kunden als Stammdaten denken
Pflegen Sie Kunden nicht erst dann, wenn ein Folgeprozess hakt. Der Bereich ist in der neuen IA bewusst Stammdaten und nicht nur ein Nebenaspekt von Einnahmen.
Häufige Fragen zu Kunden
Ich sehe den Kunden, brauche aber mehr Kontext
Öffnen Sie die Detailansicht des Kunden. Der aktuelle Produktpfad unterscheidet klar zwischen Listenarbeit und Arbeit am einzelnen Datensatz.
Ich möchte abonnementsbezogen weiterarbeiten
Nutzen Sie entweder die globale Route Kundenabonnements oder gehen Sie über den einzelnen Kunden in dessen Detailansicht.
Eine Krankenkasse oder Versicherung steht bei den Top-Kunden
Das passiert, wenn Sie Kosten vorgestreckt haben und eine Erstattung bekommen, etwa von der Krankenkasse für die Lohnfortzahlung oder aus der U1/U2-Umlage. Der Geldeingang wird als Einnahme des „Kunden“ gebucht, ist aber kein Umsatz.
Klassifizieren Sie die Einnahmen-Kategorie der Erstattungen, etwa Rückerstattung Krankenkasse, als Sonstige betriebliche Erträge (Kategorie bearbeiten → Financial-KPI-Klasse). Die Erstattung bleibt eine Einnahme und zählt in Cashflow, GuV und Ertragslage weiter. Sie steht dort im EBITDA, also neben den Beiträgen und Lohnkosten, die sie ausgleicht, aber nicht im Umsatz. Aus den Top-Kunden und der Kundenkonzentration im Abteilungsvergleich fällt sie heraus.
Dasselbe gilt für Einnahmen mit den Klassifizierungen Nichtbetriebliche Erträge, Ergebnisneutral oder Zinsertrag. Die sind für Erstattungen aber meist falsch: Nichtbetriebliche Erträge stehen erst unterhalb des EBIT und ließen das EBITDA um die Erstattung zu schlecht aussehen.
Kunden erscheinen nicht im richtigen Bereich
Kunden gehören in der neuen Struktur zu Stammdaten, nicht mehr zu einer allgemeinen Verwaltungskategorie.