Kategorien verwalten
So strukturieren Sie Einnahmen- und Ausgabenkategorien im Stammdatenbereich und pflegen Forecast-, Steuer- und Buchhaltungslogik konsistent.
Kategorien verwalten
Kategorien gehören in der neuen IA ebenfalls zu den Stammdaten. Die aktuelle Produktoberfläche führt sie als eigenen catalog-Pfad mit Listen- und Detailansicht.
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Kategorien öffnen
Wechseln Sie in `Stammdaten > Kategorien` und arbeiten Sie von der zentralen Kategorieansicht aus.
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Kategorie anlegen oder bearbeiten
Pflegen Sie neue oder bestehende Kategorien direkt über die vorhandenen Aktionen in der Oberfläche.
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Typ und Struktur setzen
Legen Sie fest, ob es sich um eine Einnahmen- oder Ausgabenkategorie handelt und ordnen Sie bei Bedarf eine übergeordnete Kategorie zu.
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Zusatzlogik pflegen
Nutzen Sie die sichtbaren Felder für Budget, Abteilung, Forecast, Steuer- und Buchhaltungslogik sowie Icon und Farbe.
Welche Felder aktuell sichtbar sind
Der Kategorien-Formularpfad arbeitet derzeit unter anderem mit diesen Eigenschaften:
- Titel
- Übergeordnete Kategorie
- Abteilung
- Budget
- Typ mit Einnahme oder Ausgabe
- Icon und Farbe
- Im Forecast berücksichtigen
- Umsatzsteuer-Behandlung
- Vorsteuerabzug
- Steuersatz
- Abziehbarer Vorsteueranteil (%) bei teilweisem Vorsteuerabzug
- Steuerrelevant
- Buchhaltungsrelevant
- Über das Steuerkonto abwickeln
- Steuerart, sobald die Kategorie über das Steuerkonto läuft
Damit sind Kategorien heute nicht nur reine Listenetiketten, sondern ein zentraler Strukturbaustein für andere Bereiche.
Wichtig ist die fachliche Trennung: Steuerrelevant steuert, ob eine Kategorie in steuerlichen Auswertungen berücksichtigt wird. Über das Steuerkonto abwickeln beschreibt separat, ob Zahlungen oder Verrechnungen dieser Kategorie typischerweise direkt über das Steuerkonto laufen.
Was das Steuerkonto-Widget aus Ihren Kategorien macht
Der Schalter Über das Steuerkonto abwickeln ist kein reines Etikett: Er ist die einzige Stelle, an der qFinix erfährt, dass eine Buchung eine Zahlung an das Finanzamt ist. Das Widget Steuerkonto auf dem Dashboard rechnet damit einen Kontostand:
- Aufgelaufen: die Umsatzsteuer aller gestellten Rechnungen, abzüglich der abziehbaren Vorsteuer aus Ihren Belegen.
- Gezahlt: alle Ausgaben in Kategorien mit aktivem Steuerkonto-Schalter.
- Erstattet: alle Einnahmen in solchen Kategorien, also Geld, das vom Finanzamt zurückkommt.
Der angezeigte Saldo ist Aufgelaufen − Gezahlt + Erstattet. Er zählt bewusst alle Buchungen seit Beginn und hat deshalb keinen Zeitraumfilter — ein Kontostand kennt keinen Monat. Über das Info-Symbol neben der Zahl öffnen Sie die Aufschlüsselung und sehen, aus welchen Kategorien jede Position stammt.
Warum es die Steuerart braucht
Sobald Sie den Schalter aktivieren, erscheint das Feld Steuerart. Es entscheidet, gegen welche Schuld die Zahlungen laufen:
- Umsatzsteuer — qFinix kennt beide Seiten: die Umsatzsteuer entsteht aus Ihren Rechnungen, die Vorsteuer aus Ihren Belegen. Zahlungen tilgen den Saldo.
- Lohnsteuer und Ertragsteuern (Körperschaft-/Gewerbesteuer) — hier kennt qFinix nur die Zahlung. Wie viel geschuldet wird, steht in der Lohnabrechnung oder beim Steuerberater, nicht in Ihren Buchungen. Solche Zahlungen werden im Steuerkonto getrennt ausgewiesen, verändern den Saldo aber nicht.
- Sonstige Abgaben — wie Lohnsteuer und Ertragsteuern: sichtbar, aber nicht saldowirksam.
Ohne diese Trennung wäre die Rücklage zu niedrig
Würde eine Körperschaftsteuer-Vorauszahlung von der Umsatzsteuer-Rücklage abgezogen, meldete das Widget genau um diesen Betrag zu wenig — und die Lücke fiele erst bei der nächsten Vorauszahlung auf. Deshalb zählt eine Steuerart nur dann in den Saldo, wenn qFinix beide Seiten kennt.
Bestandskategorien einmal prüfen
Bestehende Kategorien mit aktivem Steuerkonto-Schalter stehen zunächst auf Umsatzsteuer — das entspricht dem bisherigen Verhalten. Wenn Sie dort auch Lohn- oder Ertragsteuern buchen, stellen Sie die Steuerart einmalig um; das Steuerkonto rechnet danach sofort korrekt.
Warum Kategorien in Stammdaten gehören
Kategorien werden von vielen anderen Produktteilen wiederverwendet. Gerade deshalb ist es sinnvoll, sie als Stammdaten zu behandeln und nicht nur als Nebenfunktion von Berichten oder Buchhaltung.
Struktur zuerst hier pflegen
Wenn Forecast, Ausgaben oder Belegzuordnungen unklar wirken, liegt die Ursache oft nicht im Zielbereich, sondern in unsauberen Stammdaten bei den Kategorien.
Häufige Fragen zu Kategorien
Ich brauche Unterstruktur in meinen Kategorien
Nutzen Sie die übergeordnete Kategorie. Die aktuelle Formularlogik unterstützt genau diesen hierarchischen Aufbau.
Kategorien sollen in Forecasts auftauchen oder nicht auftauchen
Der sichtbare Schalter Im Forecast berücksichtigen ist genau für diese fachliche Steuerung gedacht.
Ich möchte Zahlungen über das Steuerkonto kennzeichnen
Nutzen Sie dafür den Schalter Über das Steuerkonto abwickeln und wählen Sie anschließend die Steuerart. Diese Einstellung ersetzt keine steuerliche Bewertung, sondern beschreibt die übliche Zahlungs- oder Verrechnungslogik der Kategorie — und steuert, wie das Steuerkonto-Widget die Buchungen verrechnet.
Das Steuerkonto-Widget zeigt einen Betrag, den ich nicht nachvollziehen kann
Klicken Sie auf das Info-Symbol neben der Zahl. Die Aufschlüsselung nennt Umsatzsteuer, Vorsteuer, geleistete Zahlungen und Erstattungen einzeln — samt der Kategorien, aus denen sie stammen. Weicht etwas ab, liegt es fast immer an einer Buchung in der falschen Kategorie oder an einer falsch gesetzten Steuerart.
Eine Zahlung ans Finanzamt taucht im Steuerkonto nicht auf
Dann läuft die Kategorie dieser Buchung nicht über das Steuerkonto. Setzen Sie dort Über das Steuerkonto abwickeln und die passende Steuerart.
Das Widget weist solche Fälle selbst aus: Es vergleicht alle Überweisungen an ein Finanzamt, eine Finanz- oder Stadtkasse mit dem, was tatsächlich auf dem Steuerkonto liegt, und listet die Abweichungen mit Datum, Betrag und Verwendungszweck auf. Zusätzlich meldet es, wie viele Ausgangs-Umsätze überhaupt keiner Buchung zugeordnet sind — deren Vorsteuer fehlt in der Rechnung und lässt den Saldo zu hoch aussehen. Überweisungen auf eigene Konten sind dabei herausgerechnet.
Die Hinweise buchen nichts um
qFinix meldet den Widerspruch, ändert aber keine Buchung. Welche Steuer eine Zahlung begleicht, ist Ihre Aussage — eine automatische Umbuchung wäre im Zweifel teurer als ein Hinweis.
Welche Felder steuern die steuerliche Behandlung?
Die steuerliche Fachlogik wird über Umsatzsteuer-Behandlung, Vorsteuerabzug, Steuersatz und Steuerrelevant gepflegt. Diese Felder sind bewusst von der Forecast-Logik und der Steuerkonto-Abwicklung getrennt.
Kategorien müssen auf Budgets oder Abteilungen verweisen
Auch das ist aktuell Teil der Kategoriepflege und gehört damit in die Stammdaten.