Berichte: GuV, UStVA, offene Posten und Abteilungsvergleich
Welche Berichte qFinix heute liefert, wie Sie Zeitraum und Bericht wählen, offene Zuordnungen direkt aus dem Abteilungsvergleich schließen und als CSV exportieren – die UStVA mit den Kennzahlen für ELSTER.
Berichte: GuV, UStVA, offene Posten und Abteilungsvergleich
Der Bereich Berichte rechnet auf den Daten, die bereits in qFinix liegen: Einnahmen, Ausgaben, Rechnungen und – ab Enterprise – die Zuordnung zu Abteilungen. Berichte verändern nichts, Sie können also jederzeit Zeitraum und Bericht wechseln.
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Berichte öffnen
Wechseln Sie in der Seitenleiste zu `Berichte`. Die Kopfzeile mit Zeitraum, Bericht-Umschalter und Export bleibt beim Scrollen erreichbar.
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Zeitraum wählen
Wählen Sie oben links einen Monat oder einen Monatsbereich. `Offene Posten` ist eine Stichtagssicht und ignoriert den Zeitraum bewusst.
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Bericht wählen
Schalten Sie zwischen `GuV`, `UStVA`, `Offene Posten` und – wenn Ihr Plan Abteilungen enthält – `Abteilungen` um. Der Bericht lädt automatisch.
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Exportieren
`CSV Export` steht für GuV, UStVA und Abteilungen bereit. Die UStVA zeigt zusätzlich die Kennzahlen für ELSTER.
In jedem Tarif enthalten
GuV, UStVA und Offene Posten gehören zur Basis und stehen in jedem Tarif zur Verfügung – auch in Starter. Nur der Tab Abteilungen erscheint ausschließlich, wenn Ihr Plan Abteilungen enthält (Enterprise).
Welche Berichte es gibt
| Bericht | Was er zeigt | Zeitraum | Tarif |
|---|---|---|---|
| GuV | Gewinn- und Verlustrechnung in Staffelform, netto: Umsatzerlöse, Aufwendungen je Position mit Kategorien, Zwischenergebnisse bis zum Periodenergebnis | Monat oder Monatsbereich | Alle Tarife |
| UStVA | Umsatzsteuer aus Ausgangsrechnungen, Vorsteuer aus Eingangsrechnungen, Zahllast, Kennzahlen für ELSTER; je Beleg Datum, Nummer, Partner, Steuersatz und Betrag | Monat oder Monatsbereich | Alle Tarife |
| Offene Posten | Alle offenen Rechnungen zum heutigen Stichtag, gruppiert nach Fälligkeit (aktuell, 1–30, 31–60 Tage …) mit Kunde, Betrag und Überfälligkeit in Tagen | Stichtag heute | Alle Tarife |
| Abteilungen | Umsatz, Anteil, Kunden, Belege, Ø je Beleg, Ø je Kunde, größter Kunde, Plan (Angebote) und Monatsverlauf je Abteilung | Monat oder Monatsbereich | Enterprise |
GuV lesen
Die GuV steht in Staffelform und rechnet netto: oben die Umsatzerlöse, darunter die Aufwendungen je Position (Personal, Raumkosten, Software, Marketing, Versicherungen, Beratung, sonstige betriebliche Aufwendungen) mit den Kategorien, die dazu gehören. Zwischenergebnisse sind das Ergebnis vor Abschreibungen, das Betriebsergebnis und das Ergebnis vor Steuern; am Ende steht das Periodenergebnis. Die Spalte vom Umsatz zeigt jede Position im Verhältnis zu den Umsatzerlösen.
Zu welcher Position eine Buchung gehört, bestimmt die Financial-KPI-Klasse ihrer Kategorie. Es sind dieselben Zahlen wie unter Kennzahlen. Nicht abziehbare Vorsteuer zählt zum Aufwand.
Unter Nicht in der GuV steht, was geflossen ist, aber kein Aufwand oder Ertrag ist: die Umsatzsteuer-Zahllast ans Finanzamt, Kreditkartenabrechnungen (die Einzelbelege zählen bereits), Tilgungen und Umbuchungen. Dort stehen auch Kategorien, die noch keine Klasse haben. Solange Sie sie nicht klassifizieren, fehlen diese Buchungen im Ergebnis.
UStVA lesen
Die UStVA stellt Umsatzsteuer und Vorsteuer gegenüber und weist die Zahllast (oder Erstattung) aus. Ob nach Soll- oder Ist-Besteuerung gerechnet wird, steht in der ersten Zeile des Berichts und folgt der Einstellung Ihrer Organisation.
Die Belege stehen chronologisch, je Beleg mit Nummer, Kunde bzw. Lieferant und Steuersatz. Der Satz ist immer der Satz der Rechnung, also 19 % oder 7 %, auch wenn die Steuer wegen Rundung pro Position um einen Cent abweicht. Mischsatz steht nur bei Belegen mit 19 %- und 7 %-Positionen zugleich; den rechnerischen Satz zeigt der Tooltip.
Welcher Monat eine Steuer trägt, richtet sich nach drei Regeln:
- Umsatzsteuer zählt nach Rechnungsdatum (Soll) oder Zahlungseingang (Ist).
- Abschlags- und Anzahlungsrechnungen zählen immer im Monat des Zahlungseingangs, unabhängig von der Besteuerungsart. Eine unbezahlte Anzahlung löst noch keine Steuer aus. Die Schlussrechnung aus HelloHQ enthält nur den Restbetrag, sie versteuert die Abschläge nicht ein zweites Mal.
- Vorsteuer zählt mit der Einstellung Vorsteuer nach Zahlungsdatum (Standard: an) im Monat der Zahlung, sonst im Monat des Belegdatums. Ausgaben ohne Zahlungsdatum zählen nach Belegdatum.
Dieselben Datumsregeln gelten für das Dashboard-Widget Umsatzsteuer-Abgaben und das Steuerkonto. Widget und UStVA zählen außerdem dieselben Buchungen. Das Steuerkonto zeigt dagegen den Stand über alle Zeiträume.
Reverse Charge (§ 13b UStG). Kaufen Sie Leistungen bei einem ausländischen Unternehmen ein, etwa Software-Abos von GitHub, OpenAI oder Microsoft Irland, schulden Sie die Umsatzsteuer darauf selbst. Buchen Sie solche Ausgaben mit der Steuerbehandlung Reverse Charge. Die UStVA weist die Steuer dann als Umsatzsteuer aus und zieht sie zugleich als Vorsteuer ab. Bei vollem Vorsteuerabzug ist das Ergebnis null, trotzdem gehört der Vorgang in die Voranmeldung. Auf der Rechnung steht meist 0 %. Die Steuer rechnet qFinix trotzdem mit dem deutschen Satz von 19 %.
Kennzahlen für ELSTER. Unter den Summen ordnet der Bericht die Beträge den Zeilen der Voranmeldung zu:
- Kz 81 und 86 für steuerpflichtige Umsätze
- Kz 21 für Leistungen an Unternehmen im EU-Ausland
- Kz 45 für Leistungen ins Drittland
- Kz 46/47 bzw. 84/85 und Kz 67 für Reverse Charge
- Kz 66 für die Vorsteuer
- Kz 83 für die Zahllast
Wo sich die Zeile aus den Daten nicht eindeutig bestimmen lässt, steht ein Hinweis dabei. Ein Beispiel ist Reverse Charge von einem EU- oder einem Drittlandsanbieter.
Prüfhinweise. Der Bericht weist auf typische Fehlbuchungen hin, rechnet sie aber nicht um:
- Zahlungen ans Finanzamt, die als „Nur Vorsteuer“ gebucht sind
- Kreditkartenbelege, die noch keiner Ausgabe zugeordnet sind (ihre Vorsteuer fehlt)
- deutsche USt auf Rechnungen an Kunden im Ausland
- Rechnungen ohne USt an Kunden im Inland oder an EU-Kunden ohne USt-IdNr.
Ob deutsche USt auf eine Auslandsrechnung gehört, hängt davon ab, ob Sie eine Ware liefern oder eine Dienstleistung erbringen:
- Ware: Wird sie in Deutschland übergeben oder an eine deutsche Adresse geliefert, fallen 19 % an, auch bei einem Kunden in der Schweiz.
- Dienstleistung an ein Unternehmen im Ausland: Keine deutsche USt.
Das kann qFinix aus den Rechnungsdaten nicht erkennen. Deshalb bekommt jede solche Einnahme in der Einnahmenliste den Hinweis Ausland prüfen. Im Formular der Einnahme steht, worauf es ankommt. Nach der Prüfung klicken Sie auf Als geprüft markieren. Dann verschwindet der Hinweis aus Liste und UStVA, bis sich die Rechnung ändert, zum Beispiel durch einen neuen Betrag nach der Synchronisierung.
Sie bleiben für die Voranmeldung verantwortlich
Der Bericht ist eine Vorbereitung, keine Steuerberatung und keine Steuererklärung. Er rechnet mit den Steuerbehandlungen, Kategorien und Belegen, die Sie erfasst haben. Ob diese im Einzelfall zutreffen, etwa bei Reverse Charge, beim Leistungsort im Ausland oder bei Steuerbefreiungen, kann qFinix nicht prüfen. Für die Richtigkeit Ihrer Voranmeldung sind Sie selbst verantwortlich. Stimmen Sie die Werte vor der Abgabe mit Ihrer Steuerberatung ab.
Offene Posten lesen
Die Liste zeigt jede offene Rechnung mit Kunde, Fälligkeit, Betrag und der Anzahl überfälliger Tage. Die Spalte Bucket ordnet sie in Fälligkeitsklassen ein, damit Sie auf einen Blick sehen, wo Mahnungen anstehen. Bezahlt gilt eine Rechnung, sobald eine Bankbewegung zugeordnet ist – nicht erst, wenn das ERP sie als bezahlt meldet.
Abteilungen vergleichen
Der Tab Abteilungen stellt alle Abteilungen nebeneinander. Jeder Beleg zählt zu genau einer Abteilung, damit die Summe der Abteilungen dem Gesamtumsatz entspricht. Deshalb gehört die Zeile Nicht zugeordnet bewusst dazu: Je kleiner sie ist, desto belastbarer ist der Vergleich.
Neben Umsatz und Anteil stehen je Abteilung:
- Kunden und Belege im Zeitraum
- Ø je Beleg – was ein einzelner Auftrag wert ist
- Ø je Kunde – wie ergiebig ein einzelner Kunde ist
- Größter Kunde
- Plan (Angebote) – der Planwert aus offenen Angeboten
- der Monatsverlauf als Diagramm in der Farbe der Abteilung
Qualität statt Quantität
Wer viel umsetzt, muss dafür nicht wenig gebraucht haben. Lesen Sie Umsatz immer zusammen mit Ø je Beleg und Ø je Kunde – eine Abteilung mit weniger Umsatz, aber höherem Wert je Auftrag kann die profitablere sein.
Offene Zuordnungen direkt aus dem Bericht schließen
Solange noch Einnahmen, Angebote oder Kunden ohne Abteilung existieren, zeigt die Kopfzeile den Button „N offen“. Er öffnet einen Dialog mit drei Listen – Einnahmen, Angebote, Kunden – sortiert nach Betrag. Sie wählen Zeilen aus, weisen eine Abteilung zu, und die nächsten rücken nach.
Die Liste Kunden ist dabei die wirksamste: Ein Kunde mit Abteilung vererbt sie an seine künftigen Belege. Sie repariert also nicht nur die Vergangenheit, sondern stoppt auch das Nachrücken. Wie die automatische Zuordnung über ERP-Werte und Regeln funktioniert, beschreibt der Artikel zu Abteilungen.
Exportieren
- CSV Export – für GuV, UStVA und Abteilungsvergleich. Die Datei wird sofort heruntergeladen und lässt sich in Tabellenkalkulationen oder von der Steuerberatung weiterverarbeiten.
- ELSTER – einen Datei-Import in Mein ELSTER gibt es für die Voranmeldung nicht. Übertragen Sie die Kennzahlen aus dem UStVA-Tab (auch in der CSV enthalten) in das ELSTER-Formular oder geben Sie die CSV an Ihre Steuerberatung.
Einen PDF-Export oder geplante Berichte per E-Mail gibt es aktuell nicht; für Ablage und Weitergabe nutzen Sie den CSV-Export.
Häufige Probleme
Der Bericht zeigt keine Daten
Prüfen Sie zuerst den Zeitraum – bei GuV und UStVA zählt nur der gewählte Monatsbereich. Liegen Buchungen vor, aber der Bericht bleibt leer, sind die betroffenen Kategorien vermutlich nicht als buchhaltungsrelevant markiert. Nach neuen Buchungen oder einem Bank-Sync laden Sie den Bericht über Aktualisieren neu.
Der Tab „Abteilungen“ fehlt
Der Tab erscheint nur, wenn Ihr Plan Abteilungen enthält. Ein Deep Link mit ?tab=departments landet dann auf der GuV statt auf einem Tab, den es nicht gibt.
Die Zeile „Nicht zugeordnet“ ist groß
Das ist kein Fehler, sondern der Arbeitsvorrat. Schließen Sie die Lücke über „N offen“ oder richten Sie in der jeweiligen Abteilung die automatische Zuordnung über ERP-Werte und Regeln ein – dann ordnet jeder Sync neue Belege von selbst zu.
GuV und UStVA passen nicht zusammen
Die GuV rechnet netto nach Buchungsdatum und Ergebnisklasse, die UStVA nach Steuerrelevanz und Besteuerungsart. Umsatzsteuer ist ein durchlaufender Posten und taucht in der GuV nicht auf. Kategorien, die nur eines von beidem sind, erscheinen bewusst nur in einem der Berichte.