Banktransaktionen aktualisieren und zuweisen

Die laufende Bankarbeit passiert in qFinix im Bereich Bank Transaktionen. Dort weisen Sie importierte Bewegungen Kunden, Lieferanten und Kategorien zu – einzeln in der Tabelle, am Stück im Modus Abarbeiten oder gesammelt über die Sammelleiste – und vertiefen bei Bedarf mit Regeln, offenen Zuordnungen und Kontenabstimmung.

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Bank Transaktionen öffnen

Wechseln Sie in die Transaktionsansicht. Dort sehen Sie Suche, Richtungs- und Statusfilter, den Button `Abarbeiten` und die Liste importierter Bewegungen.
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Offene Bewegungen abarbeiten

`Abarbeiten` zeigt die offenen Transaktionen einzeln und bildschirmfüllend: Kunde beziehungsweise Lieferant, Kategorie, fertig. Mit `⌘/Strg + Enter` weisen Sie zu und springen zur nächsten.
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In der Tabelle vorbereiten und gesammelt zuweisen

Pflegen Sie in der Liste Kunde/Lieferant, Kategorie und eigene Beschreibung. Bearbeitete Zeilen färben sich, und unten erscheint eine Leiste, über die Sie alle vorbereiteten Zeilen auf einmal zuweisen – wahlweise gleich mit passenden Regeln.
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Mit Regeln, offenen Zuordnungen und Abstimmung weiterarbeiten

Verwenden Sie die Bereiche `Regeln verwalten`, `Offene Zuordnungen` und `Kontenabstimmung` für die nächste Bearbeitungstiefe.

Ab Starter

Die Arbeit mit Banktransaktionen ist ab dem Starter-Tarif verfügbar. Starter umfasst ein synchronisiertes Konto, Business zwei, Enterprise beliebig viele.

Welche Elemente auf der Transaktionsseite sichtbar sind

Die Hauptansicht bietet aktuell unter anderem:

Suche
Filter für Alle, Einnahmen, Ausgaben
Statusfilter für Alle Status, Zugeordnet, Nicht zugeordnet
den Button Abarbeiten mit der Anzahl offener Bewegungen
das ⋯-Menü mit seltener genutzten Aktionen: Aktualisieren und Alle Zuweisungen zurücksetzen
Links zu Regeln verwalten und Kontenabstimmung
einen Hinweisbereich für offene Zuordnungen
die eigentliche Transaktionsliste mit der Sammelleiste für vorbereitete Zeilen

In der Liste können Sie Transaktionen je nach Richtung Kunden oder Lieferanten zuweisen, Kategorien setzen und eigene Beschreibungen pflegen. Weitere Aktionen je Zeile – Überweisungsdetails, Rechnung verknüpfen, Regel bearbeiten, Zuweisung aufheben – liegen im ⋯-Menü der Zeile.

Abarbeiten: eine Bewegung nach der anderen

Bei vielen offenen Bewegungen ist die Tabelle nicht der schnellste Weg. Abarbeiten öffnet die offenen Transaktionen als Warteschlange: Sie sehen jeweils eine Bewegung bildschirmfüllend, wählen Kunde beziehungsweise Lieferant und Kategorie und bestätigen mit ⌘/Strg + Enter. qFinix springt zur nächsten, ohne dass Sie die Zeile in der Tabelle wiederfinden müssen. Über Zurück und Weiter bewegen Sie sich in der Warteschlange; qFinix prüft dabei im Hintergrund, ob eine passende Rechnung existiert.

Sammelleiste: erst vorbereiten, dann auf einmal zuweisen

Ändern Sie in der Tabelle Kunde, Kategorie oder Beschreibung, wird die Zeile farblich markiert und zählt als vorbereitet. Unten erscheint eine Leiste mit der Anzahl vorbereiteter Transaktionen. Von dort weisen Sie alle auf einmal zu und lassen sich auf Wunsch gleich passende Regeln erzeugen – so entsteht aus einer Stunde Nacharbeit dauerhafte Automatisierung.

Was offene Zuordnungen bedeuten

Wenn qFinix erkannte oder noch zu bestätigende Zuordnungen findet, wird dies oberhalb der Liste angezeigt. Über Zuordnungen prüfen wechseln Sie in den Bereich Offene Zuordnungen, um diese Fälle gezielt abzuarbeiten.

Regeln verwalten und beim Zuweisen erstellen

Die Routen und Dialogtexte im Produkt zeigen, dass Regeln direkt aus der Transaktionsarbeit entstehen können. Beim Zuweisen fragt qFinix gegebenenfalls, ob eine Regel erstellt werden soll. Bestehende Regeln verwalten Sie dann im Bereich Regeln verwalten.

Regeln überschreiben keine Entscheidungen

Wenn Sie eine Regel anlegen, ändern oder neu anwenden, ordnet qFinix nur Umsätze zu, die noch offen sind oder die eine Regel selbst zugeordnet hat. Umsätze, die Sie von Hand zugewiesen haben, bleiben so, wie Sie sie gesetzt haben. Auch ein Vorschlag unter Offene Zuordnungen, den Sie bestätigt oder abgelehnt haben, kommt nicht wieder. Ein abgelehnter Vorschlag lässt sich dort in der Ansicht Abgelehnt wiederherstellen.

Kontenabstimmung: was noch fehlt

Die Kontenabstimmung zeigt für einen Zeitraum, hinter welchen Umsätzen noch etwas fehlt – praktisch vor jedem Monatsabschluss oder vor der Umsatzsteuer-Voranmeldung.

Ein Umsatz gilt als erledigt, sobald eines davon zutrifft:

Er ist mit einem Beleg, einer Rechnung oder einem Darlehen verknüpft.
Er ist eine Umbuchung zwischen Ihren eigenen Konten.
Sie haben ihn ohne Beleg erledigt und dabei eine Begründung angegeben.

Die ersten beiden Fälle erkennt qFinix selbst; Sie müssen dafür nichts abhaken. In der Liste Offen steht zu jedem Umsatz, was fehlt:

Vorschlag prüfen – eine passende Rechnung wurde gefunden und wartet unter Offene Zuordnungen auf Ihre Bestätigung.
Beleg fehlt – Partner oder Kategorie ist gesetzt, aber es ist keine Rechnung beziehungsweise Ausgabe verknüpft.
Nicht zugeordnet – es ist noch nichts zugewiesen.

Der Knopf rechts in der Zeile führt direkt dorthin, wo Sie die Lücke schließen.

Bankgebühren, Zinsen oder Privatentnahmen haben keinen Beleg. Solche Umsätze schließen Sie mit Ohne Beleg ab – einzeln oder mehrere auf einmal – und geben eine Begründung an. Unter Ohne Beleg erledigt sehen Sie später, wer welchen Umsatz wann und warum abgeschlossen hat, und können ihn mit Wieder öffnen zurückholen.

Erst filtern, dann zuweisen

Gerade bei hohem Volumen wird die Transaktionsseite deutlich übersichtlicher, wenn Sie erst nach Einnahmen, Ausgaben oder Status filtern und danach erst mit der eigentlichen Zuordnung beginnen.

Häufige Probleme bei Banktransaktionen

Die Liste wirkt unvollständig

Prüfen Sie zuerst, ob aktive Filter oder die Suche Ergebnisse ausblenden. Keine Transaktionen gefunden, die Ihren Filtern entsprechen ist oft ein Filterhinweis und kein Importfehler.

Es bleiben zu viele offene Zuordnungen übrig

Dann sollten Sie die Transaktionen gezielt prüfen und für wiederkehrende Muster Regeln nutzen, statt jeden Eintrag dauerhaft manuell zu bearbeiten.

Eine Aktualisierung bringt nicht sofort das erwartete Ergebnis

Aktualisieren finden Sie im ⋯-Menü der Kopfzeile. Bewerten Sie die Sicht danach immer zusammen mit Filtern, Status und offenen Zuordnungen. Nicht jede vermeintlich fehlende Bewegung ist ein Synchronisationsfehler.

Ich habe versehentlich zu viel zugewiesen

Für einzelne Zeilen nutzen Sie Zuweisung aufheben im ⋯-Menü der Zeile. Alle Zuweisungen zurücksetzen im ⋯-Menü der Kopfzeile setzt den gesamten Bestand zurück – Regeln bleiben dabei erhalten.

Nächste Schritte