# Kostenrechnung und Stundensatz

> So ermitteln Sie in qFinix den Kosten-Stundensatz je Mitarbeiter oder Abteilung, prüfen Ihren aktuellen Satz und simulieren Verkaufspreise.

URL: https://qfinix.com/docs/planung/kostenrechnung  
Zuletzt aktualisiert: 2026-07-26  

Die **Kostenrechnung** beantwortet eine einzige, entscheidende Frage: Was kostet Sie eine produktive Stunde wirklich – und deckt der Satz, den Sie Ihren Kunden berechnen, diese Kosten? qFinix rechnet dafür Ihre bereits gepflegten **Plankosten** und die **produktiven Stunden** Ihrer Mitarbeiter zu einem Kosten-Stundensatz zusammen und stellt ihn Ihrem tatsächlichen Satz gegenüber.

> **Hinweis: Business-Feature**
>
> Die Kostenrechnung ist ab dem **Business**-Tarif verfügbar. Sie baut auf den [Plankosten](https://qfinix.com/docs/planung/plankosten) und den [Mitarbeitern](https://qfinix.com/docs/organisation/mitarbeiter) auf – pflegen Sie diese zuerst.

## Was die Kostenrechnung aus Ihren Daten macht

Die Kostenrechnung erfindet keine neuen Zahlen, sondern verdichtet vorhandene:

- **Kostenbasis** sind Ihre [Plankosten](https://qfinix.com/docs/planung/plankosten) – normalisiert auf Jahreswerte und, wenn gewählt, auf eine Abteilung eingegrenzt.
- **Kapazität** sind die **produktiven Stunden** aller zugeordneten [Mitarbeiter](https://qfinix.com/docs/organisation/mitarbeiter) – also Sollstunden abzüglich Urlaub, Feiertage, Krankheit, Weiterbildung und interner Zeiten.
- Aus Gesamtkosten ÷ produktive Stunden entsteht der **Kosten-Stundensatz** (Break-Even): der Satz, ab dem Sie kostendeckend arbeiten.

> **Tipp: Gehälter gehören nicht in die Mitarbeiter**
>
> Personalkosten stecken bereits in Ihren Plankosten. Bei den Mitarbeitern pflegen Sie deshalb nur Arbeitszeiten, keine Gehälter – sonst würden die Kosten doppelt zählen.

## Eine Kostenrechnung anlegen

Die Kostenrechnung öffnen Sie im Bereich **Kostenrechnung**. Die Übersicht listet Ihre gespeicherten Kalkulationen; über `Neu` legen Sie eine weitere an.

1. **Kostenrechnung öffnen und neu anlegen**: Wechseln Sie in den Bereich Kostenrechnung und starten Sie über das Plus in der Tabelle eine neue Kalkulation.
2. **Name und Zeitraum festlegen**: Vergeben Sie einen sprechenden Namen (z.B. „Stundensatz Entwicklung 2026") und wählen Sie den Zeitraum. Nur Plankosten mit Fälligkeit in diesem Zeitraum fließen ein.
3. **Abteilung wählen (optional)**: Ohne Abteilung zählen alle Plankosten und alle Mitarbeiter. Mit Abteilung zählen deren Plankosten und Mitarbeiter plus alle allgemeinen (nicht zugeordneten) Positionen.
4. **Variablen Kostenaufschlag setzen**: Ein pauschaler Prozentsatz auf die Fixkosten – als Sicherheitspuffer für projektabhängige Kosten wie Freelancer, Reisekosten oder Provisionen, die nicht einzeln geplant sind.
5. **Aktuellen Stundensatz und Zielmarge eintragen**: Der Satz, den Sie Ihren Kunden heute berechnen, plus die gewünschte Umsatzrendite. Damit vergleicht die Detailansicht Ihren Satz mit dem errechneten Kosten-Stundensatz.
6. **Speichern und Dashboard öffnen**: Nach dem Speichern öffnet sich das Controlling-Dashboard mit allen Kennzahlen, Charts und der Simulation.

## Welche Felder die Kostenrechnung hat

- **Name** als Bezeichnung der Kalkulation
- **Zeitraum von / bis** – grenzt die berücksichtigten Plankosten ein
- **Abteilung** optional – `ohne Abteilung` = ganzes Unternehmen
- **Variabler Kostenaufschlag (%)** als pauschaler Aufschlag auf die Fixkosten
- **Aktueller Stundensatz (€)** optional – Ihr real berechneter Satz
- **Zielmarge (%)** als angestrebter Gewinnanteil am Verkaufspreis

> **Hinweis: Gespeichert wird nur Ihre Eingabe**
>
> Alle Kennzahlen – Kosten-Stundensatz, Break-Even, Gewinn – werden bei jedem Öffnen live aus Ihren aktuellen Plankosten und Mitarbeitern berechnet. Ändert sich eine Plankostenposition, ändert sich das Dashboard automatisch mit.

## Das Dashboard lesen

Die Detailansicht ist ein anpassbares Controlling-Dashboard. Die wichtigsten Kacheln:

- **Kosten-Stundensatz** – Vollkosten je produktiver Stunde. Der Break-Even.
- **Ihr Stundensatz** – Ihr eingetragener Satz mit Ampel: deckt er die Kosten (grün) oder nicht (rot)?
- **Erforderlicher Satz** – der Satz, der zusätzlich Ihre Zielmarge erreicht.
- **Kostenbasis** – Fixkosten, variabler Aufschlag und Gesamtkosten im Jahr.
- **Break-even** – Gesamtkosten ÷ produktive Stunden, transparent aufgeschlüsselt.
- **Kostenverteilung** – ein Tortendiagramm der Kosten nach Kategorie.
- **Produktive Stunden je Mitarbeiter** – Kapazität pro Kopf als Balken und Tabelle.
- **Kostenentwicklung** – der monatliche Verlauf auf Ist-Basis.

Ganz oben steht immer ein Klartext-Urteil: ob Ihr Satz sich trägt, die Kosten deckt aber die Marge verfehlt, oder unter den Kosten liegt – jeweils mit dem konkreten Betrag pro Stunde und pro Jahr.

> **Tipp: Layout anpassen**
>
> Über `Layout anpassen` ordnen Sie die Kacheln per Drag & Drop neu an. Das Layout wird pro Nutzer gespeichert; `Layout zurücksetzen` stellt die Standardanordnung wieder her.

## Verkaufspreise simulieren

Die **Verkaufspreis-Simulation** verändert nichts an Ihrer gespeicherten Kalkulation – sie rechnet unverbindlich durch, was passiert, wenn Sie anders kalkulieren. Über Regler und Feld für den Verkaufspreis sehen Sie sofort:

- **Gewinn je Stunde** und **Gewinn je Jahr**
- **Deckungsbeitrag je Stunde**
- **Gewinnmarge** und die nötige **Auslastung**

Die **Zielmarge** steuert dabei den **empfohlenen Preis**: Sie geben die Marge vor, die Simulation
nennt den dafür nötigen Verkaufspreis. Mit `Übernehmen` setzen Sie ihn als Verkaufspreis ein –
erst dann ziehen die Kennzahlen darunter nach. Die Gewinnmarge wird grün, sobald der eingestellte
Preis die Zielmarge erreicht.

So finden Sie einen Preis, der Kosten deckt und Ihre Zielmarge erreicht, bevor Sie ihn im Angebot verwenden.

## Ergebnisse exportieren

Über `Exportieren` geben Sie die Kalkulation als **PDF** oder **Excel** aus – für Angebote, interne Abstimmung oder die Ablage. Der Export ist auf wenige Vorgänge pro Minute begrenzt; bei einer Sperre kurz warten und erneut versuchen.

## Häufige Probleme

### Der Kosten-Stundensatz wirkt zu hoch oder zu niedrig

Prüfen Sie zuerst den **Zeitraum** und die **Abteilung**: Beide entscheiden, welche Plankosten und welche Mitarbeiter überhaupt einfließen. Ein zu enger Zeitraum lässt Kosten weg, eine falsche Abteilung schneidet Kapazität ab.

### „Keine Mitarbeiter für diese Abteilung erfasst"

Die produktiven Stunden kommen aus dem Bereich [Mitarbeiter](https://qfinix.com/docs/organisation/mitarbeiter). Ohne zugeordnete Mitarbeiter fehlt die Kapazität, und der Stundensatz lässt sich nicht sinnvoll berechnen. Legen Sie Mitarbeiter an und ordnen Sie sie der passenden Abteilung zu.

### Das Dashboard zeigt nur die Empfehlung

Solange kein **aktueller Stundensatz** eingetragen ist, kann qFinix Ihren Satz nicht mit den Kosten vergleichen und zeigt nur den erforderlichen Satz. Tragen Sie Ihren real berechneten Satz nach, um das Ampel-Urteil zu sehen.

### Die Kostenverteilung enthält unerwartete Positionen

Die Verteilung folgt den Kategorien Ihrer Plankosten. Wenn eine Kategorie unerwartet groß ist, prüfen Sie die zugrunde liegenden [Plankosten](https://qfinix.com/docs/planung/plankosten) im gewählten Zeitraum.

**Weiterlesen:**

- [Mitarbeiter pflegen](https://qfinix.com/docs/organisation/mitarbeiter): Produktive Stunden als Kapazitätsbasis der Kostenrechnung erfassen
- [Plankosten erfassen](https://qfinix.com/docs/planung/plankosten): Die Kostenbasis, aus der der Stundensatz entsteht
- [Abteilungen strukturieren](https://qfinix.com/docs/organisation/abteilungen): Kostenrechnung je Abteilung getrennt auswerten