# Mitarbeiter verwalten

> So pflegen Sie Mitarbeiter und ihre produktiven Arbeitsstunden – die Kapazitätsbasis für die Kostenrechnung und den Stundensatz.

URL: https://qfinix.com/docs/organisation/mitarbeiter  
Zuletzt aktualisiert: 2026-07-26  

Im Bereich **Mitarbeiter** pflegen Sie Ihr Team und – das ist der eigentliche Zweck – die **produktiven Arbeitsstunden** je Person. Diese Stunden sind die Kapazitätsbasis, mit der die [Kostenrechnung](https://qfinix.com/docs/planung/kostenrechnung) aus Ihren Kosten einen Stundensatz macht.

> **Hinweis: Business-Feature**
>
> Mitarbeiter sind ab dem **Business**-Tarif verfügbar und arbeiten direkt mit der [Kostenrechnung](https://qfinix.com/docs/planung/kostenrechnung) zusammen.

## Wozu Mitarbeiter in qFinix dienen

Ein Mitarbeiter in qFinix ist keine Personalakte, sondern eine **Kapazitätsangabe**. Sie hinterlegen, wie viele Stunden pro Jahr die Person tatsächlich für verrechenbare Arbeit zur Verfügung steht. Genau diese produktiven Stunden teilt die Kostenrechnung durch Ihre Kosten, um den Kosten-Stundensatz zu ermitteln.

> **Tipp: Keine Gehälter erfassen**
>
> Personalkosten pflegen Sie als [Plankosten](https://qfinix.com/docs/planung/plankosten), nicht beim Mitarbeiter. Beim Mitarbeiter geht es ausschließlich um Arbeitszeit – so werden Kosten nie doppelt gezählt.

## Einen Mitarbeiter anlegen

1. **Mitarbeiter öffnen und neu anlegen**: Wechseln Sie in den Bereich Mitarbeiter und starten Sie über das Plus in der Tabelle einen neuen Eintrag.
2. **Name und Abteilung festlegen**: Vergeben Sie den Namen. Die Abteilung bestimmt, welche Kostenrechnung die Stunden berücksichtigt. Ohne Abteilung zählt die Person nur für die gesamte Firma.
3. **Sollstunden und Abwesenheiten eintragen**: Erfassen Sie die Sollstunden pro Jahr sowie Urlaub, Feiertage, Krankheit, Weiterbildung und interne Tätigkeiten – jeweils in Stunden.
4. **Standardwerte nutzen (optional)**: Über „Standardwerte verwenden" füllt qFinix typische Ausgangswerte vor, die Sie anschließend anpassen.
5. **Produktive Stunden prüfen und speichern**: qFinix zeigt die produktiven Stunden live an, sobald Sie die Werte eintragen. Nach dem Speichern steht die Kapazität der Kostenrechnung zur Verfügung.

## Wie sich die produktiven Stunden berechnen

qFinix rechnet automatisch:

> **Produktive Stunden = Sollstunden − (Urlaub + Feiertage + Krankheit + Weiterbildung + interne Tätigkeiten)**

Alle Angaben sind Jahreswerte in Stunden. Das Ergebnis erscheint direkt im Formular und aktualisiert sich, während Sie tippen. Es ist derselbe Wert, den die Kostenrechnung später als Kapazität verwendet.

## Welche Felder der Mitarbeiter hat

- **Name** als Bezeichnung
- **Abteilung** optional – steuert die Zuordnung zur Kostenrechnung
- **Sollstunden / Jahr** als Ausgangsgröße
- **Urlaub, Feiertage, Krankheit, Weiterbildung, interne Tätigkeiten** – jeweils in Stunden, werden abgezogen
- **Produktive Stunden / Jahr** – automatisch berechnet, nicht editierbar

## Zusammenspiel mit Abteilung und Kostenrechnung

Die Abteilung eines Mitarbeiters entscheidet, in welche [Kostenrechnung](https://qfinix.com/docs/planung/kostenrechnung) seine Stunden einfließen:

- Eine Kostenrechnung **ohne Abteilung** berücksichtigt **alle** Mitarbeiter.
- Eine Kostenrechnung **mit Abteilung** berücksichtigt die Mitarbeiter dieser Abteilung **plus** alle nicht zugeordneten (allgemeinen) Mitarbeiter.

So können Sie den Stundensatz für das gesamte Unternehmen oder gezielt je [Abteilung](https://qfinix.com/docs/organisation/abteilungen) auswerten.

## Häufige Probleme

### Die produktiven Stunden wirken zu hoch

Prüfen Sie, ob alle Abwesenheiten eingetragen sind. Fehlen Urlaub oder Feiertage, überschätzt qFinix die verrechenbare Kapazität – und der Kosten-Stundensatz fällt zu niedrig aus.

### Ein Mitarbeiter taucht in der Kostenrechnung nicht auf

Kontrollieren Sie die Abteilung des Mitarbeiters und die Abteilung der Kostenrechnung. Ist der Kalkulation eine Abteilung zugewiesen, zählen nur deren und die allgemeinen Mitarbeiter.

### Die Tabelle bleibt leer

Wenn `Keine Mitarbeiter gefunden` erscheint, existieren noch keine Einträge oder die Suche grenzt die Liste zu stark ein.

**Weiterlesen:**

- [Kostenrechnung nutzen](https://qfinix.com/docs/planung/kostenrechnung): Aus produktiven Stunden und Plankosten den Stundensatz ermitteln
- [Abteilungen verwalten](https://qfinix.com/docs/organisation/abteilungen): Mitarbeiter und Kostenrechnung je Abteilung strukturieren
- [Plankosten erfassen](https://qfinix.com/docs/planung/plankosten): Die Kostenseite passend zur Kapazität pflegen