# Abteilungen verwalten

> So pflegen Sie Abteilungen, ordnen Kunden und Umsätze automatisch über ERP-Werte und Regeln zu und vergleichen Abteilungen in der Übersicht und im Bericht.

URL: https://qfinix.com/docs/organisation/abteilungen  
Zuletzt aktualisiert: 2026-08-25  

**Abteilungen** sind im aktuellen Produkt ein enterprise-geschützter Organisationspfad. Die sichtbare Oberfläche trennt dabei zwischen der zentralen Listenansicht und einer deutlich tieferen Detailansicht pro Abteilung.

1. **Abteilungen öffnen**: Wechseln Sie in `Organisation > Abteilungen`. Dort sehen Sie die zentrale Tabelle aller vorhandenen Abteilungen.
2. **Abteilung anlegen oder bearbeiten**: Neue Abteilungen werden über einen Drawer angelegt. Das Formular arbeitet mit `Name`, optionalem `Code` und einer `Farbe`, die die Abteilung in Berichten, Diagrammen und Listen kennzeichnet.
3. **In die Detailansicht wechseln**: Nutzen Sie die View-Aktion in der Liste, um von der reinen Stammdatenpflege in den tieferen Abteilungskontext zu wechseln.
4. **Zuordnung, Budgets und Alerts einrichten**: In der Detailansicht ordnen Sie Kunden und Umsätze zu, verwalten Budgets und darauf aufbauende Alerts und sehen Umsatz und Monatsverlauf der Abteilung.

> **Hinweis: Enterprise-Funktion**
>
> Der sichtbare Produktpfad für **Abteilungen** ist aktuell ab dem **Enterprise**-Tarif verfügbar.

## Welche Arbeitsschritte heute sichtbar sind

Die Listenansicht unterstützt im aktuellen Produkt vor allem:

- Suche in der Abteilungstabelle
- Anlegen und Bearbeiten über einen Drawer
- Wechsel in die Detailansicht
- Lösch- beziehungsweise Archivierungsfolgeaktionen über den Detailpfad

Das Formular selbst ist bewusst schlank und arbeitet mit:

- **Name**
- **Code (optional)**
- **Farbe** – kennzeichnet die Abteilung im Abteilungsvergleich, im Monatsverlauf und in Listen. Wählen Sie Farben, die sich deutlich voneinander abheben, damit Diagramme ohne Legende lesbar bleiben.

## Was in der Detailansicht der Abteilung passiert

Die Detailseite geht deutlich weiter als die Listenpflege. Name und Kürzel stehen im Seitenkopf; darunter arbeiten Sie in Tabs:

- **Übersicht** – Umsatz der Abteilung im gewählten Zeitraum mit dem Anteil am Gesamtumsatz und Kennzahlen zur Einordnung, daneben der Monatsverlauf. Über die Schnellauswahl wechseln Sie zwischen **Aktuelles Jahr**, **Aktuelles Quartal**, **Letzte 12 Monate**, **Vergangenes Jahr** und **Seit Beginn**; der Zeitraum gilt gleichzeitig für den Tab „Kunden & Umsatz“. Fehlt noch ein Budget oder die Zuordnung, weist die Übersicht direkt darauf hin.
- **Budgets** – Zeitraumsauswahl, Budgetstatus mit Ist, Rest und Auslastung sowie das Anlegen neuer Budgets im Abteilungskontext.
- **Kategorien** – welche Kategorien der Abteilung zugewiesen sind; darüber fließen Ausgaben in Budgets und Kostenrechnung.
- **Alerts** – Benachrichtigungsregeln, die auf vorhandenen Abteilungsbudgets aufbauen.
- **Mitglieder** – die Benutzer, die zur Abteilung gehören.
- **Kunden & Umsatz** – die zugeordneten Kunden mit Umsatz und Herkunft der Zuordnung sowie die Einrichtung der automatischen Zuordnung (siehe unten).

Damit sind Abteilungen nicht nur organisatorische Labels, sondern die Einheit, in der qFinix Umsatz, Kosten und Kapazität zusammenführt – bis hin zum Stundensatz in der Kostenrechnung.

## Kunden und Umsätze automatisch zuordnen

Die Zuordnung wird **je Abteilung** eingerichtet: Sie öffnen die Abteilung, wechseln in den Tab **Kunden & Umsatz** und klicken auf **Zuordnung einrichten** (später **Zuordnung bearbeiten**). Der Dialog führt Sie in zwei Schritten durch die Einrichtung. In der App begleitet Sie dabei die Tour **„Kunden und Umsätze einer Abteilung zuordnen“** – erreichbar über das Buchsymbol in der Kopfzeile.

1. **ERP-Werte auswählen**: qFinix listet alle Werte auf, die es in den eigenen Datenfeldern Ihrer Kundendaten gefunden hat. Sie haken an, welche zu dieser Abteilung gehören – Kunden mit diesen Werten werden dann automatisch zugeordnet.
2. **Regeln ergänzen**: Zusätzlich können Sie Muster hinterlegen, etwa: Belegnummer enthält `DEV`. Belegregeln haben Vorrang vor der Zuordnung über den Kunden.
3. **Auf Altbestand anwenden**: Zurück im Tab starten Sie den Lauf über die bestehenden Daten: `Vorschau` zeigt, wie viele Kunden, Belege und Einnahmen sich ändern würden, `Übernehmen` schreibt es. Neue Daten ordnet jeder ERP-Sync ohnehin automatisch zu.

> **Tipp: Kein Konfigurationsschritt für das ERP-Feld**
>
> Welches Ihrer eigenen Datenfelder die Abteilung enthält, müssen Sie nirgends einstellen. Sobald Sie einen Wert anhaken, merkt sich qFinix das zugehörige Feld selbst.

> **Hinweis: Ein Kunde, mehrere Abteilungen**
>
> Ein ERP-Wert gehört zu genau einer Abteilung, ein Kunde kann über mehrere Werte aber zu mehreren gehören. Ein einzelner Beleg zählt dagegen immer nur zu **einer** Abteilung, damit die Summe der Abteilungen dem Gesamtumsatz entspricht. Ist der Kunde nicht eindeutig, bleibt der Beleg „nicht zugeordnet“, bis eine Regel greift oder Sie ihn von Hand zuweisen.

> **Achtung: Teilweise zugeordnete Kunden zählen nicht mit**
>
> Trägt ein Kunde im ERP mehrere Werte und ist davon nur einer zugeordnet, wird sein Umsatz **keiner** Abteilung zugeschlagen. Beispiel: ein Kunde mit `creative` und `code`, bei dem nur `creative` gemappt ist – der volle Umsatz dieser Abteilung zuzurechnen würde die Arbeit des anderen Teams mitzählen. Der Kunde erscheint in der Abteilungsliste, sein Umsatz bleibt aber offen, bis auch der zweite Wert zugeordnet ist.

### Von Hand zuweisen

In den Listen **Kunden** und **Einnahmen** wählen Sie Zeilen aus und nutzen die Massenaktion **Abteilung zuweisen**. Diese Zuordnung gilt als manuell gesetzt und wird von keinem späteren Regellauf und keinem Sync überschrieben. Über „Zuordnung aufheben“ geben Sie die Zeile wieder an die Regeln zurück.

### Anwenden ist additiv

Ein Lauf füllt nur, was noch offen ist – bereits zugeordnete Belege und Einnahmen bleiben unangetastet. Damit können Sie jederzeit eine weitere Regel ergänzen und erneut anwenden, ohne dass sich Zahlen ändern, die Sie schon ausgewertet haben. Die Vorschau weist aus, wie viele Zeilen aus diesem Grund übersprungen werden.

Wollen Sie eine bestehende Zuordnung tatsächlich korrigieren, setzen Sie sie zurück und wenden neu an.

### Zuordnung zurücksetzen

Über **Zurücksetzen** im Tab machen Sie alles rückgängig, was die Regeln geschrieben haben – Kundenzuordnungen, Belege, Einnahmen und Angebote. Von Hand gesetzte Zuordnungen bleiben erhalten. Die Regeln selbst bleiben ebenfalls bestehen, Sie können also neu anwenden.

Löschen Sie eine Regel oder nehmen Sie eine Wertzuordnung zurück, räumt qFinix die daraus entstandenen Zuordnungen automatisch mit weg.

### Neue Werte aus dem ERP nachladen

Der reguläre Sync holt nur geänderte Kunden. Haben Sie das Feld nachträglich bei bestehenden Kunden gepflegt, nutzen Sie im Dialog **Neu einlesen** – damit werden die eigenen Datenfelder einmal vollständig neu gelesen.

## Abteilungen vergleichen

Unter `Berichte > Abteilungen` stehen die Abteilungen nebeneinander – jede in ihrer Farbe: Umsatz, Anteil, Anzahl Kunden und Belege, **Ø je Beleg** (was ein einzelner Auftrag wert ist), **Ø je Kunde** (wie ergiebig ein einzelner Kunde ist), größter Kunde, Planwert aus Angeboten und der Monatsverlauf. Der Bericht lässt sich als CSV exportieren. Aus der Übersicht und dem Tab „Kunden & Umsatz“ gelangen Sie über **Vergleichen** direkt dorthin.

Die Zeile **Nicht zugeordnet** gehört bewusst dazu: Sie zeigt, wie viel Umsatz noch keiner Abteilung zugewiesen ist. Je kleiner sie ist, desto belastbarer ist der Vergleich. Solange etwas offen ist, zeigt die Kopfzeile des Berichts den Button **„N offen“**: Er öffnet einen Dialog mit den größten nicht zugeordneten Einnahmen, Angeboten und Kunden, in dem Sie direkt zuweisen – Kunden vererben die Abteilung dabei an ihre künftigen Belege.

Auf der Detailseite einer Abteilung finden Sie im Tab **Kunden & Umsatz** zusätzlich die zugeordneten Kunden mit ihrem Umsatz und der Information, woher die Zuordnung stammt – ERP-Wert, Regel oder von Hand. Über das Belegsymbol einer Zeile öffnen Sie die Einzelbelege des Kunden. Den Zeitraum wählen Sie dort selbst; voreingestellt sind die letzten zwölf Monate.

## Wie Abteilungen mit anderen Bereichen zusammenspielen

Abteilungen sind in qFinix die Einheit, in der Umsatz, Kosten und Kapazität zusammenlaufen:

- **Kategorien** tragen eine Abteilung – darüber fließen Ausgaben in Budgets und Alerts der Abteilung.
- **Mitarbeiter** gehören zu einer Abteilung und liefern mit ihren produktiven Stunden die Kapazität.
- **Kostenrechnung** rechnet je Abteilung aus Kosten und Stunden den Kosten-Stundensatz und vergleicht ihn mit Ihrem aktuellen Satz.
- **Berichte** stellen die Umsätze der Abteilungen nebeneinander.
- Auf dem **Dashboard** zeigen die Budget-Widgets die Auslastung einzelner Abteilungsbudgets.

Genau deshalb gehören Abteilungen fachlich in eine eigene Organisationssektion und nicht in einen verstreuten Nebenbereich.

> **Tipp: Erst die Struktur, dann die Auswertung**
>
> Wenn Budgets oder Abteilungsalerts später belastbar sein sollen, lohnt sich zuerst eine saubere Abteilungsstruktur mit klaren Namen und Codes.

## Häufige Fragen zu Abteilungen

### Ich sehe nur eine Liste, brauche aber mehr Steuerung

Die tiefere Arbeit passiert in der Detailansicht der Abteilung. Dort liegen die sichtbaren Budget- und Alertfunktionen.

### Wozu dient der Code?

Der Code ist im aktuellen Formular optional, hilft aber dabei, Abteilungen knapper und eindeutiger zu kennzeichnen.

### Warum sind Alerts nicht sofort verfügbar?

Die sichtbare Detailseite weist selbst darauf hin, dass zuerst Budgets angelegt werden müssen, bevor Alerts sinnvoll konfiguriert werden können.

### Muss ich die Zuordnung für jede Abteilung einzeln einrichten?

Ja – und genau das ist der Punkt: Sie beantworten je Abteilung nur die Frage „welche meiner ERP-Werte bedeuten dieses Team?“ statt eine Tabelle mit den Werten aller Abteilungen zu pflegen.

### Warum schlägt qFinix keine Zuordnung vor?

Weil die Werte in Ihrem ERP Ihre eigenen sind. Ein Wert, der nach „Marketing“ klingt, kann bei Ihnen etwas anderes bedeuten – eine geratene Zuordnung würde in Ihren Umsatzzahlen landen, ohne dass jemand sie geprüft hat. Deshalb ordnen Sie die Werte einmal selbst zu.

### Meine Belegnummern enthalten noch kein Kürzel

Dann greifen zunächst nur die Zuordnung über den Kunden und die manuelle Zuweisung. Regeln auf die Belegnummer können Sie vorbereiten und später anwenden – sie wirken ab dem Zeitpunkt, an dem Ihr ERP entsprechende Nummern vergibt, und über „Auf bestehende Daten anwenden“ auch rückwirkend.

**Weiterlesen:**

- [Berichte](https://qfinix.com/docs/berichte/finanzberichte): Abteilungsvergleich lesen und offene Zuordnungen aus dem Bericht schließen
- [Kostenrechnung](https://qfinix.com/docs/planung/kostenrechnung): Stundensatz je Abteilung aus Kosten und produktiven Stunden ermitteln
- [Mitarbeiter](https://qfinix.com/docs/organisation/mitarbeiter): Produktive Stunden als Kapazitätsbasis der Abteilung pflegen
- [Budgets](https://qfinix.com/docs/planung/budgets): Die fachliche Budgetlogik im angrenzenden Planungsbereich verstehen