# Kreditkartenbelege erfassen und verknüpfen > So arbeiten Sie im aktuellen Produkt mit Belegordnern, laden Kreditkartenbelege hoch und verknüpfen sie mit Ausgaben. URL: https://qfinix.com/docs/kreditkarte/belege-hochladen Zuletzt aktualisiert: 2026-04-20 Die aktuelle Belegarbeit in qFinix findet im Bereich **Kreditkartenbelege** statt. Dort organisieren Sie Belege in Ordnern, laden einzelne Dokumente hoch, verknüpfen sie mit bestehenden Ausgaben und finalisieren bei Bedarf unterschriftspflichtige Belege. 1. **Kreditkartenbelege öffnen**: Wechseln Sie in den Bereich `Kreditkartenbelege`. Dort sehen Sie Ihre Ordner und starten den Belegworkflow nicht über eine allgemeine Buchhaltungsliste, sondern über die Ordnerstruktur. 2. **Ordner anlegen und öffnen**: Nutzen Sie `Ordner erstellen`, wenn Sie eine neue Sammlung für eine Abrechnung oder einen Themenblock brauchen. Öffnen Sie anschließend den passenden Ordner. 3. **Abrechnung und einzelne Belege hochladen**: Im Ordner können Sie zuerst die Kreditkartenabrechnung als ersten Beleg hochladen und danach weitere einzelne Belege erfassen. 4. **Mit Ausgaben verknüpfen oder als Ausgabe anlegen**: Verknüpfen Sie Belege mit vorhandenen Ausgaben oder erfassen Sie aus dem Beleg heraus direkt eine Ausgabe, wenn noch keine passende Buchung existiert. 5. **Beleg finalisieren**: Bei nicht als `Nur Beleg` geführten Dokumenten können Sie Unterschriften setzen und den Beleg für die weitere Verarbeitung abschließen. > **Hinweis: Business-Feature mit Enterprise-Erweiterung** > > Der Bereich **Kreditkartenbelege** ist im aktuellen Produkt ab dem **Business**-Tarif verfügbar. **Belegvorlagen** für wiederkehrende OCR-Zuordnung sind zusätzlich ein **Enterprise**-Feature. ## Wie der Belegworkflow heute aufgebaut ist Die Startseite zeigt zunächst Ihre **Ordner**. Innerhalb eines Ordners arbeiten Sie dann mit: - Unterordnern für weitere Struktur - der Liste **Belege in diesem Ordner** - Aktionen wie **Kreditkartenabrechnung hochladen (erster Beleg)** - **Erstelle einen neuen Beleg** - Sammelaktionen wie **Mit Ausgabe verknüpfen** oder **Unterschrift setzen** Dadurch ist der Belegbereich kein allgemeines Upload-Postfach, sondern ein klar strukturierter Arbeitsbereich für Kreditkartenbelege und die dazugehörige Weiterverarbeitung. ## Welche Belegmodi Sie beim Erfassen sehen Beim Hinzufügen eines Belegs arbeitet qFinix aktuell mit zwei Modi: - **Kassenbeleg / Bon** für kurze Papierbelege oder fotografierte Bons - **Rechnung / Dokument** für PDF-Belege, A4-Dokumente oder mehrseitige Unterlagen Für die eigentliche **Kreditkartenabrechnung** gibt es zusätzlich einen eigenen **Abrechnungsmodus**. In diesem Modus ist OCR deaktiviert und der erste Beleg wird bewusst als `Nur Beleg` gespeichert. ## Wenn ein Beleg verloren gegangen ist Wenn zu einer Kartenbuchung kein Beleg mehr auffindbar ist, aktivieren Sie im Belegdialog **Beleg verloren – ohne Datei fortfahren**. Der Beleg wird dann ohne Datei gespeichert, und qFinix erzeugt stattdessen einen **Eigenbeleg** als PDF mit Datum, Betrag, Kategorie, Lieferant und Ihrer Begründung. Dieser Eigenbeleg verhält sich wie ein normaler Beleg: Er lässt sich unterschreiben, mit einer Ausgabe verknüpfen und zusammen mit den übrigen Belegen an DATEV senden. In der Ordnerliste ist er mit **Beleg verloren** gekennzeichnet. > **Tipp: Begründung ausfüllen** > > Die Begründung ist optional, sollte für die spätere Prüfung aber ausgefüllt werden – zum Beispiel „Beleg beim Kundentermin verloren“. Sie wird direkt auf den Eigenbeleg gedruckt. Die Kreditkartenabrechnung selbst kann nicht als verloren markiert werden – sie können Sie jederzeit erneut bei Ihrem Kartenanbieter abrufen. Taucht ein Beleg später wieder auf, öffnen Sie den Beleg über **Bearbeiten** und laden die Datei nach; die Markierung entfällt dann automatisch. ## Belege mit Ausgaben verbinden Innerhalb des Belegdialogs können Sie eine Ausgabe direkt miterfassen oder einen Beleg mit einer bereits vorhandenen Ausgabe verbinden. Im Produkt ist dafür unter anderem die Suche nach einer bestehenden Ausgabe vorgesehen, zum Beispiel wenn die passende Bankbuchung bereits vorhanden ist. In der Ordneransicht erkennen Sie verknüpfte Belege direkt und können bestehende Verknüpfungen bei Bedarf wieder lösen. ### Alle Belege eines Ordners der Kreditkartenabrechnung zuordnen Wählen Sie im Ordner die Belege aus und klicken Sie auf **Mit Ausgabe verknüpfen**. Der Dialog schlägt zuerst die **Kreditkartenabrechnung dieses Ordners** vor – bei getrennten Ordnern je Karte (etwa `DG_Visa` und `CF_Visa`) landet jeder Beleg damit automatisch bei der richtigen Karte. Hat die Abrechnung noch keine Ausgabe, sucht qFinix die Bankbuchung, die die Abrechnung ausgleicht (gleicher Betrag, gebucht bis 45 Tage nach dem Abrechnungsdatum). Ist diese Buchung bereits einer Ausgabe zugewiesen, wird diese Ausgabe verwendet; andernfalls wird die Ausgabe angelegt und direkt mit der Bankbuchung verknüpft, damit später keine zweite entsteht. Die ausgewählten Belege werden als Einzelausgaben darunter eingehängt. Darunter stehen Sammel-Ausgaben, die andere Belege des Ordners bereits nutzen, und Sie können weiterhin jede andere Ausgabe über die Suche wählen. ## Unterschriften und finale Bearbeitung Bei geeigneten Belegen können Sie im Ordner einzeln oder gesammelt **Unterschrift setzen**. Bereits unterschriebene Belege lassen sich anschließend wieder anzeigen. Dieser Schritt gehört im aktuellen Produkt direkt zum Belegworkflow und passiert nicht in einem getrennten Freigabebereich. ## Wann Belegvorlagen und OCR sinnvoll sind Für wiederkehrende Kreditkartenbelege gibt es zusätzlich den Bereich **Belegvorlagen**. Dort können Sie Vorlagen anlegen, die beim Upload für die automatische Erkennung und Kategorisierung genutzt werden. Das ist besonders hilfreich, wenn häufig Belege derselben Händler, Tankstellen oder Plattformen verarbeitet werden. Die Vorlagen liegen im Produkt auf einer eigenen Route und ergänzen den Belegworkflow, ersetzen ihn aber nicht. > **Tipp: Erst sauber verknüpfen, dann weitergeben** > > Wenn Sie Belege später mit Bankbewegungen, Ausgaben oder DATEV weiterverarbeiten wollen, lohnt sich zuerst eine saubere Zuordnung im Ordner. Das reduziert Nacharbeit deutlich. ## Häufige Probleme bei der Belegarbeit ### Ein Beleg taucht nicht als Ausgabe auf Nicht jeder hochgeladene Beleg wird automatisch zu einer Ausgabe. Prüfen Sie, ob im Dialog **Ausgabe erfassen?** aktiviert oder der Beleg mit einer bestehenden Ausgabe verknüpft wurde. ### Die Kreditkartenabrechnung verarbeitet sich anders als andere Belege Das ist im aktuellen Workflow beabsichtigt. Für die eigentliche Abrechnung nutzt qFinix einen eigenen **Abrechnungsmodus** ohne OCR und legt den ersten Beleg als `Nur Beleg` an. ### OCR oder automatische Zuordnung wirken unvollständig Die automatische Erkennung ist im aktuellen Produkt vor allem über **Belegvorlagen** für wiederkehrende Kreditkartenbelege ausgebaut. Ohne passende Vorlage müssen Felder oder Zuordnungen häufiger manuell nachgezogen werden. ### Ein Beleg soll mit einer vorhandenen Buchung zusammengefuehrt werden Nutzen Sie im Belegdialog die Suche nach bestehenden Ausgaben oder die Sammelaktion **Mit Ausgabe verknüpfen** direkt im Ordner, statt denselben Vorgang doppelt anzulegen. **Weiterlesen:** - [Belege an DATEV senden](https://qfinix.com/docs/kreditkarte/belege-an-datev-senden): Wie der aktuelle DATEV-Versand aus dem Belegbereich funktioniert - [Banktransaktionen zuweisen](https://qfinix.com/docs/bank/transaktionen-synchronisieren): Wenn ein Beleg mit einer vorhandenen Bankbewegung zusammengebracht werden soll - [Belegvorlagen und OCR](https://qfinix.com/docs/kreditkarte/belegvorlagen-ocr): Wiederkehrende Kreditkartenbelege automatischer zuordnen