# HelloHQ Troubleshooting

> Die HelloHQ-Hilfe basiert auf den heute sichtbaren Fehlerbildern der Verbindungs-Kachel statt auf alten, nicht belegbaren Integrationsbehauptungen.

URL: https://qfinix.com/docs/hellohq/hellohq-troubleshooting  
Zuletzt aktualisiert: 2026-04-20  

Die belastbarsten Hinweise für HelloHQ-Probleme stehen heute direkt auf der Verbindungskachel unter **Einstellungen > Verbindungen**. Genau dort sollten Sie deshalb immer zuerst ansetzen.

1. **HelloHQ-Kachel aufrufen**: Öffnen Sie `Einstellungen > Verbindungen` und prüfen Sie die HelloHQ-Kachel auf Status, letzten Sync und Warnhinweise.
2. **Verbindung bearbeiten**: Aktualisieren Sie bei Bedarf API-Schlüssel, Dokumentvorlage oder Standard-Zahlungsbedingung direkt im Bearbeiten-Dialog.
3. **Gezielten Sync prüfen**: Wenn nur ein einzelner Bereich betroffen ist, nutzen Sie `Daten einzeln synchronisieren` statt sofort eines kompletten Neustarts.
4. **Ergebnis neu laden**: Kontrollieren Sie nach der Änderung den Zeitstempel `Letzter Sync` und prüfen Sie den betroffenen Datensatz erneut.

## Typische Fehlerbilder in der aktuellen UI

### Die Verbindung ist nicht verbunden oder wirkt veraltet

Prüfen Sie zuerst den API-Schlüssel. Die HelloHQ-Kachel lässt sich direkt bearbeiten. Nach dem Speichern sollten Sie den Verbindungsstatus erneut kontrollieren.

### `Dokumentvorlage fehlt` steht auf der Kachel

Die HelloHQ-Verbindung ist vorhanden, aber die Rechnungslogik ist noch nicht komplett konfiguriert. Öffnen Sie den Bearbeiten-Dialog und setzen Sie eine passende Dokumentvorlage.

### Es gibt keine auswählbaren Zahlungsbedingungen

Wenn im Bearbeiten-Dialog keine Zahlungsbedingungen geladen werden, fehlt entweder der Datenbestand noch oder die Verbindung selbst liefert diese Werte noch nicht sauber. Starten Sie zuerst den Teilsync **Zahlungsbedingungen**.

### Nur ein Bereich ist veraltet

Wenn zum Beispiel nur Kontaktpersonen oder Dokumentvorlagen fehlen, ist ein gezielter Teilsync meist der richtige erste Schritt.

### Der Sync ist heute bereits verbraucht

Im Business-Plan kann der Hinweis **1x pro Tag - Tageslimit erreicht** erscheinen. Dann müssen Sie bis zum nächsten möglichen Lauf warten oder den Plan-Kontext entsprechend erweitern.

> **Tipp: Nicht alles auf einmal reparieren**
>
> Wenn die Verbindung selbst stabil ist, arbeiten Sie erst über den passenden Teilsync. Das ist schneller und reduziert Fehlersuche an den falschen Stellen.

## Konkrete Reparaturwege

### API-Schlüssel erneuern

Nutzen Sie den Bearbeiten-Dialog der HelloHQ-Kachel und hinterlegen Sie dort den neuen Schlüssel. Prüfen Sie danach sofort den Verbindungsstatus.

### Dokumentvorlagen nachziehen

Öffnen Sie **Daten einzeln synchronisieren** und stoßen Sie **Dokumentvorlagen** separat an. Danach lässt sich die Rechnungsdokumentvorlage meist sauber zuordnen.

### Zahlungsbedingungen nachziehen

Wenn die Auswahl leer bleibt, starten Sie den Teilsync **Zahlungsbedingungen** und öffnen den Bearbeiten-Dialog danach erneut.

### Einzelne Stammdaten korrigieren

Bei Kunden, Lieferanten oder Kontaktpersonen ist der passende Teilsync oft die bessere Wahl als ein kompletter Verbindungslauf.

### Erwartete Daten tauchen weiter nicht auf

Prüfen Sie sowohl die HelloHQ-Kachel als auch den betroffenen Datensatz in qFinix. Wenn nur ein Teilbereich hinterherhängt, synchronisieren Sie exakt diese Kategorie erneut.

## Häufige Fragen im Supportfall

### Muss ich immer einen Vollsync auslösen?

Nein. Die aktuelle UI unterstützt bewusst Teilsyncs für einzelne Datenbereiche.

### Woran erkenne ich, ob meine Änderung angekommen ist?

Am schnellsten über den Zeitstempel **Letzter Sync** auf der HelloHQ-Kachel und den betroffenen Datensatz in qFinix.

### Wann ist das eher ein Konfigurations- als ein Sync-Problem?

Wenn die Verbindung steht, aber Dokumentvorlage oder Zahlungsbedingung fehlen, liegt die Ursache häufig eher in der HelloHQ-Konfiguration als in einer komplett defekten Verbindung.

**Weiterlesen:**

- [Was wird synchronisiert](https://qfinix.com/docs/hellohq/was-wird-synchronisiert): Die heute sichtbaren Sync-Kategorien der HelloHQ-Verbindung noch einmal sauber einordnen
- [Sync-Limits und Guardrails](https://qfinix.com/docs/hellohq/sync-limits): Tageslimit, Warnhinweise und Konfigurationsgrenzen der HelloHQ-Kachel verstehen
- [Änderungsprotokoll](https://qfinix.com/docs/verwaltung/audit-log): Wenn Sie Änderungen in der Verwaltung nachvollziehen oder Zugriffe absichern wollen